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美國(guó)著名檔案學(xué)者謝倫伯格曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：“對(duì)檔案的重視程度是衡量一個(gè)國(guó)家文明水平的最好尺度”?？梢?jiàn)，檔案管理的重要性。同樣，醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和工作基礎(chǔ)，是開(kāi)發(fā)人力資源的基礎(chǔ)庫(kù)，是醫(yī)院考察和選拔領(lǐng)導(dǎo)干部，加強(qiáng)醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)的重要依據(jù)。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和人才的激烈競(jìng)爭(zhēng)，以及公立醫(yī)院體制改革步伐的日益加快，提高醫(yī)院人事檔案信息的利用效率顯得非常必要和突出。固有的人事檔案管理模式已經(jīng)不能完全適應(yīng)現(xiàn)代化綜合醫(yī)院發(fā)展的需要，不能使人事檔案信息得到充分利用，人事檔案管理工作必須具有更高標(biāo)準(zhǔn)、更高效率和更具人性化的現(xiàn)代化新模式———信息化管理模式，才能使其在人員聘用、備案、管理以及教育、培訓(xùn)等工作中提供包括干部素質(zhì)、文化結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)專(zhuān)長(zhǎng)、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、工作實(shí)績(jī)等方面具有較高價(jià)值的信息，最大限度的實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源的價(jià)值、降低人力資源成本、提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益。

一、檔案管理工作的發(fā)展過(guò)程

在很長(zhǎng)時(shí)期，我國(guó)企、事業(yè)單位的人事檔案與人力資源管理交織在一起，形成了具有中國(guó)特色的人事檔案管理模式，即人檔捆綁管理模式、人檔靈活管理模式和人檔分離管理模式。

（一）人檔捆綁管理模式

是“計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期”的管理模式。所有從業(yè)人員均為“單位人”，由詳細(xì)記錄每個(gè)人從業(yè)情況構(gòu)成其人事檔案主體；由所在單位人事部門(mén)管理；實(shí)行一人一檔制度，人員流動(dòng)以檔案流動(dòng)先行；檔案決定從業(yè)人員的可流動(dòng)性、身份及“待遇”。

（二）人檔靈活管理模式

是“經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型前期”的管理模式。針對(duì)民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)的出現(xiàn)，從業(yè)人員的流動(dòng)性增加，出現(xiàn)了“臨時(shí)工”人事檔案，只記錄個(gè)人部分情況；在不同單位有不同的檔案，出現(xiàn)一人多檔的“特例”。

（三）人檔分離管理模式

是“經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型期”模式，采用聘任制，人事檔案由人才交流中心托管，人檔分離管理。雖然不同時(shí)期有不同的管理模式，起到了相應(yīng)的管理作用，但隨著我國(guó)改革開(kāi)放的深入發(fā)展，更需要適應(yīng)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的、新的人事檔案管理模式，即信息化管理模式。

二、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)代醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，與之相對(duì)應(yīng)的醫(yī)院內(nèi)涵建設(shè)得到了無(wú)限延伸與發(fā)展，硬件設(shè)施、軟件服務(wù)、人才梯隊(duì)、文化建設(shè)、人文關(guān)懷、歷史傳承等無(wú)不面面俱到。相反，由于人事檔案不能在短時(shí)期內(nèi)體現(xiàn)出價(jià)值，不能直接為醫(yī)院帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，因此領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，特別是在管理方式、科學(xué)管理水平、規(guī)范化及利用率、人性化管理等方面，導(dǎo)致管理工作嚴(yán)重滯后，成為了所有醫(yī)院的普遍現(xiàn)象。而由于人事檔案管理落后，導(dǎo)致人事檔案信息不能很好地為醫(yī)院建設(shè)所利用，對(duì)醫(yī)院人才建設(shè)帶來(lái)的隱性負(fù)面影響也越來(lái)越突出，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

（一）檔案的規(guī)章制度不夠完善

醫(yī)院人事檔案管理制度不健全，是各大醫(yī)院普遍存在的現(xiàn)象。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)“有檔無(wú)人，有人無(wú)檔”的現(xiàn)象比比皆是。而且，由于醫(yī)院檔案管理模式過(guò)分的強(qiáng)調(diào)保密性原則，人事檔案的查詢(xún)、調(diào)遣門(mén)檻高，利用僅僅局限于政審、調(diào)資、年終考核、辦理退休幾個(gè)方面，對(duì)于人事檔案的利用率極低，這樣的管理模式也使得人事檔案信息化建設(shè)步履維艱。

（二）人事檔案管理方式比較落后

長(zhǎng)期以來(lái)，有關(guān)人事檔案信息基本基于紙質(zhì)檔案的建立與歸檔管理，沒(méi)有儲(chǔ)存電子文檔。即使配備計(jì)算機(jī)，但一般僅用于目錄的存儲(chǔ)與檢索，做一些簡(jiǎn)單的利用，信息存儲(chǔ)量少，實(shí)用性較差。此外，由于在檔案信息特別是個(gè)人檔案信息的利用上，主要依靠紙質(zhì)檔案的歸檔和查閱，因而利用效率尤顯低下。大量的紙質(zhì)文檔，不僅給保存帶來(lái)不便，也增加了因查閱而出現(xiàn)失散的可能。

（三）資料信息收集不及時(shí)、不全面，檔案資料不完整

在日常工作中醫(yī)院每年都有晉升專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)、學(xué)歷繼續(xù)教育、調(diào)整工資以及干部任免等，這些材料的收集涉及到醫(yī)院多個(gè)部門(mén)，材料時(shí)間不一，收集難度較大，因此，人事資料信息收集往往不夠及時(shí)，不夠全面，從而導(dǎo)致人事檔案資料不夠完整。

（四）檔案資料利用度不夠，社會(huì)利用效率低

醫(yī)院的人事檔案資料是醫(yī)院廣大醫(yī)務(wù)、科研和管理人員長(zhǎng)期從事實(shí)踐活動(dòng)的結(jié)果，但目前對(duì)檔案資料的使用價(jià)值重視不夠，對(duì)檔案如何為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理服務(wù)的目的不明確，人事檔案資料利用領(lǐng)域比較狹小，多數(shù)檔案僅具保存價(jià)值，不能很好地發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)于社會(huì)。

三、人事檔案信息化管理的必要性

（一）有利于人事檔案資料的充分利用

人事檔案完整的記錄了個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷和職稱(chēng)等相關(guān)信息，是人事部門(mén)決定聘用、職稱(chēng)評(píng)審及人員調(diào)動(dòng)的重要依據(jù)。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)，有利于迅速查閱員工相關(guān)信息，為醫(yī)院制定合理人才規(guī)劃，實(shí)施績(jī)效管理和組織員工培訓(xùn)等提供科學(xué)依據(jù)，最大限度的實(shí)現(xiàn)人事檔案資料價(jià)值。

（二）有利于提高檔案管理工作的效率

醫(yī)院人事檔案數(shù)量多，信息量大，通過(guò)引進(jìn)專(zhuān)門(mén)的醫(yī)院人事檔案管理軟件，建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅有利于醫(yī)院人事檔案的信息化管理，而且有利于醫(yī)院檔案管理人員以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)信息進(jìn)行交叉查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)和分析，節(jié)省翻閱紙質(zhì)檔案的時(shí)間，提高檔案管理人員的工作效率。

（三）有利于對(duì)原始檔案資料的保護(hù)

傳統(tǒng)的博物館式的紙質(zhì)檔案的管理方式，在人員檔案資料查詢(xún)時(shí)，需要翻閱原始的紙質(zhì)檔案，不僅工作量大，查詢(xún)時(shí)間長(zhǎng)，而且不利于原始檔案的保管，加快醫(yī)院人事檔案的信息化管理，可以減少對(duì)紙質(zhì)檔案的翻閱，降低因人為操作不當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案原件損害的幾率，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的使用壽命。

（四）檔案信息儲(chǔ)存更全面、及時(shí)

快速建立醫(yī)院人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，除了要加大數(shù)據(jù)庫(kù)信息完整、準(zhǔn)確，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的查全率和查準(zhǔn)率；還要及時(shí)修改補(bǔ)充信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)信息更加全面和具體。以往的人事檔案提取需要耗時(shí)耗力地在檔案室進(jìn)行查找。信息化資源就避免了這種棘手的問(wèn)題，它有清晰明了的查詢(xún)目錄，根據(jù)索引點(diǎn)擊某個(gè)按鈕就可以輕松地獲得需要的信息，方便快捷。

四、人事檔案信息化管理的方法

（一）建立長(zhǎng)期有效的信息化系統(tǒng)的管理制度

要保障人事檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行的安全、規(guī)范，必須在人事檔案原有的規(guī)章制度上建立信息系統(tǒng)的規(guī)章制度，只有在這樣的制度約束下進(jìn)行，才能保障人事檔案信息化有序正常的開(kāi)展?？芍贫ㄐ畔⑾到y(tǒng)科學(xué)的用戶(hù)權(quán)限使用制度，系統(tǒng)的維護(hù)要經(jīng)常和定期的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)更新，平時(shí)也要有定期備份數(shù)據(jù)庫(kù)，做到有備無(wú)患。

（二）強(qiáng)化培訓(xùn)，提高對(duì)人事檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)

單位應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理工作人員積極參加檔案相關(guān)管理部門(mén)組織的檔案和檔案信息系統(tǒng)的相關(guān)培訓(xùn)，應(yīng)組織與人事檔案材料收集密切相關(guān)科室和個(gè)人學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》，平時(shí)應(yīng)通過(guò)海報(bào)、網(wǎng)絡(luò)等形式及時(shí)傳達(dá)最新的檔案資訊，這樣干部職工檔案意識(shí)就會(huì)自然而然的增強(qiáng)，檔案資料收集率也得到提高，人事檔案管理人員在收到齊全檔案材料的同時(shí)也可以及時(shí)更新和維護(hù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，從而使得人事檔案信息系統(tǒng)能及時(shí)主動(dòng)地為醫(yī)院的人事、科研、教學(xué)等各項(xiàng)工作服務(wù)。

（三）加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)

人事檔案管理是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)、嚴(yán)密性很高的工作，我們?cè)诖_保基本的硬件設(shè)備建設(shè)完好的前提下，要加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的日常管理與更新維護(hù)，嚴(yán)格管理控制設(shè)置使用權(quán)限，確保人事檔案信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)安全。資源信息化是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。在堅(jiān)持傳統(tǒng)的人事檔案收集、管理的原則下，應(yīng)用信息化手段對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，充分發(fā)揮人才信息資源的使用價(jià)值，是人事檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。我們要采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，充分發(fā)揮人事檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息綜合管理和利用，為醫(yī)院的改革與發(fā)展提供必要的服務(wù)。對(duì)醫(yī)院合理配置人員、開(kāi)發(fā)人才資源，促進(jìn)醫(yī)院快速發(fā)展起著重要的作用。

作者:昝瑩 單位:陜西省中醫(yī)藥研究院