導(dǎo)語(yǔ)：高校學(xué)籍檔案管理探討一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：學(xué)籍是對(duì)學(xué)生身份的確認(rèn)，學(xué)籍狀態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過(guò)程與結(jié)果。學(xué)籍檔案則是學(xué)生學(xué)習(xí)身份與學(xué)習(xí)過(guò)程最有力的證據(jù)，學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理相輔相成、相互促進(jìn)。學(xué)籍管理、學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化為學(xué)校教學(xué)的有序開(kāi)展和學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理；學(xué)籍檔案；規(guī)范化

學(xué)籍管理與檔案管理都是學(xué)校最基礎(chǔ)的管理工作。學(xué)校檔案中很重要的一部分就是學(xué)生學(xué)籍檔案。學(xué)籍管理、學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化為學(xué)校教學(xué)的有序開(kāi)展和學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。

一、學(xué)籍是對(duì)學(xué)生身份的確認(rèn)，學(xué)籍狀

態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過(guò)程與結(jié)果學(xué)籍是對(duì)學(xué)生身份的確認(rèn)。只有通過(guò)高等學(xué)校學(xué)籍管理部門(mén)在“中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”（以下簡(jiǎn)稱“學(xué)信網(wǎng)”）注冊(cè)學(xué)籍，才能正式成為某高校的學(xué)生。只有注冊(cè)了學(xué)籍的學(xué)生，才能在修夠規(guī)定的年限且成績(jī)合格后，取得學(xué)歷證書(shū)。學(xué)籍狀態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過(guò)程與結(jié)果。

（一）學(xué)生的各類學(xué)籍異動(dòng)（休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級(jí)、轉(zhuǎn)專業(yè)等），從一定程度上反映了學(xué)生的在校學(xué)習(xí)狀態(tài)。如休學(xué)，有的學(xué)生休學(xué)的原因?yàn)樯眢w疾病，表示該部分學(xué)生在校期間，身體素質(zhì)較差；有的學(xué)生休學(xué)的原因是思想壓力大，精神衰弱，說(shuō)明該部分學(xué)生心理素質(zhì)較差。再以退學(xué)來(lái)說(shuō)，有的學(xué)生退學(xué)的理由是經(jīng)濟(jì)困難而放棄了學(xué)業(yè)；還有的學(xué)生退學(xué)的原因是無(wú)法在規(guī)定的年限內(nèi)完成相應(yīng)的學(xué)分，因而不得不選擇退學(xué)。這些學(xué)籍異動(dòng)在一定程度上反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)。

（二）學(xué)生的各類獎(jiǎng)懲信息直接反應(yīng)了學(xué)生的在校表現(xiàn)。學(xué)生的各種獎(jiǎng)勵(lì)，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)干等或反映出學(xué)生思想積極上進(jìn)、或反映出在校學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)異、或反映出學(xué)生具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力；而各種懲罰，如警告、記過(guò)、留校察看、開(kāi)除等，則或反映學(xué)生違反校紀(jì)校規(guī)、或反映學(xué)生成績(jī)低劣。

（三）畢、結(jié)業(yè)結(jié)論，反映了最終的學(xué)習(xí)結(jié)果。在規(guī)定的年限內(nèi)，修完規(guī)定的學(xué)分或規(guī)定的課程全部及格，將獲得畢業(yè)證書(shū)，相反，則只能結(jié)業(yè)離校。符合學(xué)位授予條件的學(xué)生，還被授予學(xué)位證書(shū)。畢業(yè)證書(shū)與學(xué)位證書(shū)則是對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)果的最終宣判。因此，學(xué)籍確認(rèn)了學(xué)生的身份，監(jiān)控著學(xué)生的學(xué)習(xí)過(guò)程，反饋了學(xué)生的學(xué)習(xí)結(jié)果。

二、學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)身份與學(xué)習(xí)過(guò)程最有力的證據(jù)

學(xué)籍檔案主要包括：新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊(cè)、新生錄檢表）、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生成績(jī)總表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、學(xué)歷學(xué)位證明材料。新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊(cè)、新生錄檢表）顯示著學(xué)生參加升學(xué)考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業(yè)，甚至包括升學(xué)考試每門(mén)課程的分?jǐn)?shù)。這些材料可以最有力地證明學(xué)生升學(xué)的有效性。學(xué)生的學(xué)籍卡記載了學(xué)生更為詳細(xì)的信息，包括學(xué)生的籍貫、生源地、社會(huì)關(guān)系、求學(xué)經(jīng)歷、家庭住址等，更能有效證明學(xué)生的身份。學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等），可以成為學(xué)生身份變動(dòng)或?qū)W習(xí)期限變動(dòng)的有力憑證。學(xué)生成績(jī)冊(cè)、各種獎(jiǎng)懲材料，可以有效說(shuō)明學(xué)生在校課程學(xué)習(xí)的好壞，平時(shí)表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學(xué)生的重要參考資料。

三、學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理相輔相成、相互促進(jìn)

學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理雖分屬不同的部門(mén)，但二者是相輔相成、相互促進(jìn)的。學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化。

（一）學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善

學(xué)籍管理的規(guī)范化、制度化，必然會(huì)將每一項(xiàng)工作涉及的重要原始資料進(jìn)行歸類存檔，必然有助于學(xué)籍檔案材料的豐富與完善。一個(gè)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，每一個(gè)階段、每一個(gè)重要事項(xiàng)都會(huì)留有一定的印記。如一入學(xué)，就有新生錄檢表、新生花名冊(cè)、新生登記表；最后畢業(yè)的時(shí)候，成績(jī)表、畢業(yè)生登記表及學(xué)歷學(xué)位證明的材料都會(huì)作為重要的原始資料進(jìn)行存檔。學(xué)籍管理過(guò)程的規(guī)范化可以使學(xué)生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個(gè)負(fù)責(zé)的學(xué)籍管理人員在完成必要的學(xué)籍管理工作之后還需要把學(xué)生各類原始資料進(jìn)行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當(dāng)前更要著眼將來(lái)，為學(xué)生、學(xué)校的歷史負(fù)責(zé)。

（二）檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化

檔案管理的規(guī)范化制度化，必然會(huì)對(duì)歸檔條目進(jìn)行細(xì)分，同時(shí)要求各對(duì)口部門(mén)按照條目及時(shí)將所屬材料進(jìn)行按類歸檔。這樣必然倒逼學(xué)校各部門(mén)，包括學(xué)籍管理部門(mén)進(jìn)行規(guī)范操作，同時(shí)保存原始資料。因?yàn)橐鏅n，學(xué)籍管理必要的程序就不能省去。任何有關(guān)學(xué)生學(xué)籍的操作必須按照規(guī)范的程序進(jìn)行并留存記錄；因?yàn)橐鏅n，任何負(fù)責(zé)人在簽字的時(shí)候就必須得謹(jǐn)慎，違反國(guó)家或?qū)W校規(guī)定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會(huì)永遠(yuǎn)記錄，簽發(fā)者必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。這樣，檔案的規(guī)范化、精細(xì)化管理倒逼學(xué)籍管理走向規(guī)范化?？傊?，學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案的管理都是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，在某種意義上，學(xué)籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學(xué)校有著規(guī)范的學(xué)籍管理、規(guī)范的檔案管理，才能為教學(xué)的有序開(kāi)展與學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供保障。

作者:李志君 單位:山西大學(xué)教務(wù)處館員

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