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一、辦公室檔案規(guī)范化管理的現狀

（一）對檔案工作重視程度偏低。一般來說，企業(yè)只注重經營這一個“一線”業(yè)務，卻忽視了檔案與后勤這一類型的“二線”業(yè)務，檔案管理人員往往是由企業(yè)其余的人員兼職，而檔案設施與庫房等準備也不夠齊全。

（二）管理水平無法跟上發(fā)展要求。由于企業(yè)檔案制度健全度偏低，缺少檔案管理方面的有效措施，使得檔案人員無法及時掌握法規(guī)規(guī)范；甚至出現部分企業(yè)未進行各個部門資料的收集整理，也就無法涉及檔案的規(guī)范整理與利用。

（三）繁多的檔案門類，制約管理效率。在《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》中，企業(yè)的檔案管理分為專門類、科技類、管理文書類等方面，又設置有一級類目十個，二級類目若干個，但是各種檔案立卷歸檔的方式有所差異，因此，很難掌握新門類檔案的歸檔問題。

（四）檔案人員素質跟不上檔案工作提出的要求。總體來說，大部分檔案管理人員都屬于“半路出家”，絕大部分檔案管理人員都達不到檔案管理業(yè)務水平的基本要求，更談不上高水平管理。

二、辦公室檔案管理規(guī)范化的有效途徑

面對企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化現狀時，提出以下幾點措施，能夠讓相關的人員認識到辦公室檔案管理工作規(guī)范化的重要性，提升辦公室檔案管理效率。

（一）規(guī)范檔案管理程序。管理程序化是檔案管理規(guī)范化最明顯的特征。對于檔案的立卷、存檔以及調檔等檔案工作開展時，需要制定相匹配的工作流程，并且在實際環(huán)節(jié)嚴格地遵守程序要求，確保每一道工序都能做到真實、準確，并且還有專門的負責人監(jiān)督。另外，盡可能簡化檔案管理程度，在滿足管理效率與管理質量的前提下，簡化工作程序，避免管理人員花費過多的精力與時間在檔案管理上。

（二）緊跟時代步伐，完善檔案管理設施。檔案管理工作效率會受到檔案管理設備的直接影響。無論是任何企業(yè)，都應該認識到只有投資才能有所回報。目前，檔案管理逐漸朝著數字化信息管理的模式前進，這不僅能提高檔案的安全性，同時也避免紙質檔案的過渡消耗，并且相比傳統(tǒng)的管理模式，更加的高效、便捷。在檔案管理工作開展時，應緊緊貼近時代潮流，引入最新的管理方法與設備，在培養(yǎng)人員實際操作能力的同時，提升檔案管理系統(tǒng)的應用能力，確保工作人員將理論與實際相互聯(lián)系，提升檔案管理工作效率。對于企業(yè)而言，只有認識到檔案管理運轉效率提升對企業(yè)發(fā)展的重要性，能夠及時地更新工作設備，才能提高檔案管理工作效率。信息化的檔案管理是為了合理地運用信息，最大化信息作用。當今社會強調智能化管理，這也是社會發(fā)展大勢所趨。在有限的財力之下，審時度勢、深入調查，確保信息化建設最核心的部分能夠得以有效運轉，確保硬件設施與檔案管理工作人員的工作保持最大程度的貼合，如此才能迎合可持續(xù)發(fā)展的要求，為企業(yè)發(fā)展奠定物質方面的基礎。

（三）注意檔案信息開發(fā)利用，做好信息的反饋與收集。開展檔案管理是為檔案的利用服務。在做好管理的同時，檔案管理人員還應調整原本被動的服務方式，轉變成主動出擊，完善檔案的開發(fā)與利用，可以編寫《機構沿革》《大事記》等檔案，利用定期的分析、匯集相關的參考材料，以便領導和相關部門在工作決策是有一定的參考依據。此外，重視檔案利用信息的反饋與收集。在日復一日的工作中，檔案人員從事了大量的工作，而成果的利用、信息收集作為檔案工作的延伸，也能夠成為最佳的工作成效證明，因此，注重信息開發(fā)利用，就成為檔案管理的核心。

（四）提高檔案管理人員的素質。檔案管理規(guī)范化工作的開展與辦公室檔案管理人員的素質之間是相輔相成的。提高管理人員的基本素質，就能規(guī)范化檔案管理工作，同樣，在檔案管理工作規(guī)范化開展的進程中，也能提高檔案管理人員的基本素質。提升檔案管理人員的綜合素質，不僅僅是專業(yè)素質與技術能力水平，同時，檔案工作責任重大，涉及到企業(yè)的機密，思想品質也是檔案管理工作開展不可或缺的一部分，保持檔案管理人員過硬的技術、高度的政治可信度也成為企業(yè)規(guī)范化檔案管理必備條件。

三、結語

在國內企業(yè)的檔案管理中，辦公室檔案管理規(guī)范化是核心任務，而規(guī)范化管理又具備積極作用。當然，檔案管理并非是檔案部門人員努力就能提升效率的，檔案管理需要企業(yè)各個部門人員的共同努力，才能提高檔案管理工作效率，確保企業(yè)檔案可以更好的為企業(yè)服務。

作者:閆思明單位:甘肅省蘭州市大唐八O三發(fā)電廠