導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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論文摘要：檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是21世紀(jì)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展、不斷創(chuàng)新的必然趨勢(shì)和歷史性任務(wù)。

隨著信息化浪潮涌現(xiàn)，信息化從理論方式技術(shù)手段，都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程，不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種發(fā)展與變化，準(zhǔn)確地反握新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢(shì)、新要求，以檔案資源信息化推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。

近年來，雖然檔案工作得到較快的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進(jìn)水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢(shì)對(duì)檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。

1檔案工作現(xiàn)代化的必要性

實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案工作的要求。在建設(shè)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的過程中，要從總體上提高現(xiàn)代化水平，必須摸清國際國內(nèi)的動(dòng)態(tài)，了解過去和現(xiàn)狀，以及今后的發(fā)展趨勢(shì)，才能確定今后努力的目標(biāo)和方向。而要做到這一點(diǎn)，就要求檔案部門能迅速、準(zhǔn)確地提供現(xiàn)代化所需的檔案材料。面?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方法則無法滿足這種需要，春有采用現(xiàn)代化手段，才能在較短時(shí)間內(nèi)，迅速查閱到利用者所需要的檔案材料，及時(shí)提供利用。所以，實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，是適應(yīng)我國實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，趕超世界先進(jìn)水平的必然要求。

實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量急劇增長(zhǎng)，給保管和利用帶來一系列問題。同時(shí)，利用者也對(duì)檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時(shí)地?zé)o遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個(gè)需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài)，無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會(huì)影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。面科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是電子計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)的廣泛應(yīng)用，能為實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)相對(duì)的、運(yùn)態(tài)的、發(fā)展的概念范疇，在不同時(shí)期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和發(fā)展。

2．1檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來，實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運(yùn)用電訊設(shè)備、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如：廣泛使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計(jì)工作，并把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，將會(huì)有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。

2．2檔案工作組織與管理現(xiàn)代化

檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo)，運(yùn)用管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐，在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動(dòng)化。

2．3檔案干部知識(shí)化

由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的檔案專業(yè)干部隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神，還應(yīng)懂得電子計(jì)算機(jī)的基本理論和基本技能，能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理，在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識(shí)，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。

2．4檔案資源信息化

在信息時(shí)代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo)，以信息化推動(dòng)現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息和系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預(yù)見，在未來20年，檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

2．5檔案保護(hù)現(xiàn)代化

傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)現(xiàn)代化主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護(hù)水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲(chǔ)載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求，因此，以新型檔案載體為對(duì)象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容，而且，它不僅研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。

2．6檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的，檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)和溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來實(shí)現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。

3檔案工作現(xiàn)代化的作用

利用計(jì)算機(jī)檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時(shí)間，提高服務(wù)質(zhì)量。

利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備，將使檔案信息的處理傳遞的時(shí)間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實(shí)的科學(xué)研究和各方面利用檔案信息的中心。

縮微技術(shù)與計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計(jì)算機(jī)輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。

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[關(guān)鍵詞]檔案 公司發(fā)展 現(xiàn)代化 管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）10-0331-01

雖然檔案管理工作現(xiàn)階段取得了許多新突破，建立完善了檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，初步建立了檔案目錄計(jì)算機(jī)檢索功能，提高了工作效率，但仍存在許多問題：

一、開放意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)

檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現(xiàn)狀”、“不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益”等舊觀念。

二、許多基層單位重“藏”輕“用”

一些部門在工作中，忽視了檔案的作用，檔案信息資源開發(fā)不足，造成大量信息資源閑置。

三、檔案收集工作缺乏力度

收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作處于被動(dòng)地位，一般是移交什么就接收什么，應(yīng)該歸檔的材料散失在個(gè)人手中，檔案缺失嚴(yán)重。

四、檔案管理與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象

由于公司檔案資源不夠豐富。只注重產(chǎn)品、基建、設(shè)備、人事、文書等檔案的收集，而忽視聲像、實(shí)物檔案以及與業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集整理，影響了公司檔案的系統(tǒng)性和完整性；檔案資源個(gè)別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個(gè)別檔案存在斷代或者缺失現(xiàn)象。

五、檔案管理人員少，專業(yè)素質(zhì)不高、工作積極性不高

檔案專業(yè)人員所占比例小，多數(shù)為傳統(tǒng)檔案工作“傳、幫、帶”的“繼任者”或長(zhǎng)期沿襲下來的工作經(jīng)驗(yàn)。許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

通觀檔案工作中諸多問題，不難發(fā)現(xiàn)，要想檔案管理工作走上系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化的道路，必須從以下幾方面入手：

（一）要有效地推進(jìn)檔案的系統(tǒng)化管理

需要建立新的檔案工作機(jī)制，進(jìn)行部門整合，設(shè)立檔案中心，加強(qiáng)檔案行政管理部門在公司行政管理職能的組織地位。檔案中心應(yīng)在傳統(tǒng)的產(chǎn)品、會(huì)計(jì)、人事等檔案管理職能中增設(shè)底圖保管職能和曬圖職能，這樣集中統(tǒng)一管理，藍(lán)底不分家，檔案中心直接掌握曬制底圖的部門、數(shù)量、流向，全程監(jiān)控公司技術(shù)檔案資料完整與安全，防止失密和泄密，檔案中心具有檔案實(shí)體保管和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)雙重職能。

（二）完善檔案管理制度

要想企業(yè)走的更遠(yuǎn)、更穩(wěn)，必須有完善的制度做支撐，要從領(lǐng)導(dǎo)、部門、員工三方面進(jìn)行努力：

1、要有效地推進(jìn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，最關(guān)鍵的是領(lǐng)導(dǎo)要有重視檔案的意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)或主管和分管檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)參與上級(jí)部門組織召開的檔案方面的宣傳會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，從而增加對(duì)檔案的了解，檔案意識(shí)就會(huì)進(jìn)一步提高。才能帶頭去遵守檔案管理制度，為員工樹立標(biāo)桿，這才是推進(jìn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的重中之重。

2、要有效地推進(jìn)檔案的規(guī)范化管理，必須要建立健全檔案中心管理制度和與各相關(guān)部門之間的工作制度。做到有章可循，有法可依。具體有以下兩方面：

（1）內(nèi)部管理。建立健全納入檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制度、目標(biāo)管理制度、綜合計(jì)劃制度，使檔案管理的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)都按一定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。如制定案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使分類組卷達(dá)到最佳水平；制定檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，以確保進(jìn)室質(zhì)量；制定整理、鑒定、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使各項(xiàng)管理工作規(guī)范化、統(tǒng)一化。建立健全檔案管理工作流程管理制度。通過抓好各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，對(duì)檔案工作管理質(zhì)量的提高具有重要意義。

（2）外部協(xié)調(diào)。督促和領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門制定檔案工作制度，明確目標(biāo)，督促相關(guān)業(yè)務(wù)人員對(duì)檔案工作人員進(jìn)行文件的解讀和培訓(xùn)。督促和領(lǐng)導(dǎo)本單位收文、行文機(jī)構(gòu)向檔案室歸檔工作，賦予檔案工作人員指導(dǎo)行為和歸檔的權(quán)利，保證檔案工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，建立與相關(guān)部門的資源共享制度。每個(gè)人的人事檔案是動(dòng)態(tài)的不斷變化的，人事部門隨時(shí)會(huì)產(chǎn)生任免、調(diào)資等歸檔材料需要及時(shí)放入個(gè)人檔案袋中，面對(duì)檔案工作人員少，工作量大的情況，對(duì)這些材料進(jìn)行整理、編號(hào)的過程是一個(gè)重復(fù)費(fèi)力的環(huán)節(jié)。如果人事部門信息庫增加“人事檔案號(hào)”項(xiàng)目，使打印出來的人事檔案材料直接帶上檔案號(hào)，可以大大提高工作效率

3、要有效地推進(jìn)檔案的正規(guī)化管理，必須要加強(qiáng)檔案工作人員的管理和培訓(xùn)：

（1）檔案工作人員必須要有較高的政治素質(zhì)，要有埋頭苦干、無私奉獻(xiàn)的高尚的道德情操，必須忠誠可靠，意志堅(jiān)定，嚴(yán)守公司秘密，這是由檔案工作的性質(zhì)和特點(diǎn)決定的。檔案工作人員也要履行《檔案法》賦予的權(quán)利，對(duì)檔案的前期控制工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查。

（2）適時(shí)舉辦檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展要求的人才。采取“請(qǐng)進(jìn)來、走出去”的辦法，一方面請(qǐng)業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo)，另一方面，組織檔案管理人員到先進(jìn)單位學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和操作技能，以促進(jìn)檔案工作健康、平衡發(fā)展。

綜上所述，要想有效的推進(jìn)檔案工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化管理，需要領(lǐng)導(dǎo)、員工、職能部門三方面的努力，缺一不可。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞：船舶檔案管理；新理念；信息化

中圖分類號(hào):F407.474 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的迅猛進(jìn)步，我們社會(huì)已經(jīng)金熱了信息化的時(shí)代。在此時(shí)代背景下，加強(qiáng)信息化建設(shè)以成為各行各業(yè)的必然要求。船舶檔案能夠較為準(zhǔn)確的反映航道及水運(yùn)的發(fā)展軌跡。因此，加強(qiáng)船舶檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)航道的維護(hù)、建設(shè)等具有更加重要的作用。

一、創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化的積極作用

（一）提高船舶檔案管理的辦公效率

在傳統(tǒng)的手工式檔案管理中檔案的收集、整理、保管、分類等各個(gè)環(huán)節(jié)都需要人工的參與，而眾所周知人工參與的過程中出現(xiàn)失誤的幾率較大，對(duì)檔案管理造成了極壞的影響。而實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化則可在一定程度上有效保證信息錄入的準(zhǔn)確性，進(jìn)而達(dá)到節(jié)省時(shí)間的目的，使檔案管理工作的辦公效率得到明顯提高。

（二）信息化管理有利于船舶信息資源間的共享

傳統(tǒng)手工式的檔案大多僅有一份，復(fù)制或抄寫較為困難，對(duì)需求信息的查找也較為困難，因此在管理上難以實(shí)現(xiàn)船舶信息資源的共享。而實(shí)現(xiàn)了船舶管理的信息化后，對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、大型數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的應(yīng)用就使船舶檔案的管理顯得更加便利，資源之間的共享就更加方便。

（三）信息化管理有利于船舶檔案的穩(wěn)定性保存

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存方面的穩(wěn)定性不夠高，尤其是紙質(zhì)的信息特別容易受到外界環(huán)境如火災(zāi)、水災(zāi)、腐蝕、蟲鼠嚙咬等嚴(yán)重影響。即使不受外界環(huán)境的影響，經(jīng)過較長(zhǎng)時(shí)間后紙質(zhì)檔案必然會(huì)出現(xiàn)各種自然損耗現(xiàn)象。但是，檔案的信息化管理則可以使檔案信息與檔案載體之間實(shí)現(xiàn)異質(zhì)分離，以便于信息化檔案的長(zhǎng)久保存和及實(shí)的查詢利用。

（四）信息化管理有助于提高船舶信息傳遞的速度及安全性

在日常的檔案管理工作中，文件之間的相互傳遞通常采用傳統(tǒng)的郵政系統(tǒng)手段，一方面?zhèn)魉蜁r(shí)間會(huì)受到距離長(zhǎng)短的限制，另一方面還常常會(huì)發(fā)生工作人員將某些文件在傳遞過程中丟失或延誤的情況，給檔案管理人員的歸檔工作及其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，則可以直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，有效地提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。

二、創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)船舶管理信息化的有效措施

（一）深化對(duì)船舶檔案管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

要想創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化，首先應(yīng)當(dāng)深化相關(guān)工作人員對(duì)船舶檔案管理的認(rèn)識(shí)。這就要求各局、分局及船間的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到船舶檔案管理在航道事業(yè)發(fā)展過程中的重要意義。其次，應(yīng)加大船舶檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)的資金投入，為檔案室配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。

（二）建立健全船舶檔案的三級(jí)管理機(jī)制

除深化對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)外，建立健全船舶檔案的三級(jí)管理機(jī)制也是創(chuàng)新檔案管理理念、實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化的關(guān)鍵所在。這就要求船舶信息化管理工作必須明確各級(jí)管理人員的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)管理的制度化、規(guī)范化。其一，明確檔案管理督導(dǎo)員職責(zé)，即制訂相關(guān)管理規(guī)定及規(guī)章制度，負(fù)責(zé)各種資料、報(bào)告、文件的收集整理和歸檔管理；制訂船舶維修、保養(yǎng)方案、計(jì)劃，督促員工按操作規(guī)程行駛船艇和按規(guī)定對(duì)船舶進(jìn)行保養(yǎng)、維修；制訂各種應(yīng)急方案，掌握天氣變化情況，正確指揮船艇機(jī)動(dòng)，保證船舶在緊急狀態(tài)下按正確方法操縱，確保船艇安全等。其二明確船舶管理員的職責(zé)，即定期對(duì)船舶狀況進(jìn)行排查，并將檢查的結(jié)果及時(shí)歸檔；加強(qiáng)對(duì)船舶動(dòng)態(tài)監(jiān)控，及時(shí)對(duì)駛?cè)敕沁\(yùn)營(yíng)水域附近的船舶、違反安全管理規(guī)定的船舶發(fā)出警告并及時(shí)采取有效措施；發(fā)生水上交通事故立即向船務(wù)部主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并接受海事部門的調(diào)查處理等。其三明確船舶崗位人員職責(zé)，即協(xié)助檔案管理員將各個(gè)傳播的信息落實(shí)到位，確保信息的準(zhǔn)確度；對(duì)于存在安全隱患或重大不安全因素，及時(shí)匯報(bào)并進(jìn)行整改或停止作業(yè)，并及時(shí)記錄相關(guān)信息；協(xié)助健全各種管理制度等。

（三）進(jìn)一步推進(jìn)船舶檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，進(jìn)一步推進(jìn)船舶檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程則顯得十分重要。這就要求船舶檔案管理必須進(jìn)一步引進(jìn)科學(xué)的管理思想，并不斷創(chuàng)新管理方式。尤其是面對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的沖擊，盡快使船舶檔案管理脫離傳統(tǒng)的手工管理逐步變成計(jì)算機(jī)管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)加強(qiáng)船舶技術(shù)檔案管理的收集、傳遞、開發(fā)和利用，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的積極作用。如利用計(jì)算機(jī)條碼技術(shù)將各個(gè)船只的機(jī)械設(shè)備進(jìn)行編碼，然后統(tǒng)一錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫。這樣就可以利用數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)對(duì)各個(gè)船只的使用情況、維修保養(yǎng)情況等進(jìn)行匯總、整理和管理，以提高檔案管理的質(zhì)量及效果。

（四）加大對(duì)船舶信息的開發(fā)力度

加強(qiáng)檔案信息化管理的目的就是方便日后對(duì)信息的利用。因此，加大檔案部門對(duì)船舶技術(shù)檔案的利用率及對(duì)信息的開發(fā)力度，也可以加快檔案管理的信息化建設(shè)。這就要求船舶檔案管理人員在日常工作中堅(jiān)持服務(wù)的宗旨，針對(duì)航道生產(chǎn)及船舶運(yùn)營(yíng)的特點(diǎn)，不斷擴(kuò)充檔案服務(wù)的內(nèi)容及領(lǐng)域，并提高檔案服務(wù)額質(zhì)量和水平。

（五）引進(jìn)并培養(yǎng)檔案信息化管理的人才

提高船舶設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)也是實(shí)現(xiàn)船舶技術(shù)檔案管理信息化的重要方面。因此，檔案管理部門必須重視工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，可定期組織開展一些檔案管理的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)， 邀請(qǐng)檔案管理專家來局講座、指導(dǎo)，或組織檔案管理人員到先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)。其次，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，使檔案管理工作人員要有高度的政治責(zé)任心、政治敏銳性和嚴(yán)明的政治紀(jì)律， 避免失密和泄密現(xiàn)象的發(fā)生。再者，應(yīng)提高檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。尤其是深造計(jì)算機(jī)應(yīng)用及檔案管理的能力，以保證檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定。

結(jié)語

綜上所述，創(chuàng)新檔案管理李奶奶，實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)船舶行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有重要意義。因此，我們必須從深化認(rèn)識(shí)，引進(jìn)和培養(yǎng)信息化管理人才，建立健全三級(jí)管理制度等方面不斷探究實(shí)現(xiàn)船舶管理信息化的有效途徑。

參考文獻(xiàn)

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doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2013.11.741 文章編號(hào)：1004-7484（2013）-11-6735-02

檔案管理工作對(duì)于企業(yè)和單位的發(fā)展具有非常重要的意義，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作量的不斷增加，使得檔案管理人員所面臨的壓力日漸嚴(yán)峻。信息化時(shí)代的到來，人們對(duì)信息資源的需求不斷增加，對(duì)信息深度和準(zhǔn)確度的要求不斷提高，借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的高效管理，是當(dāng)前檔案管理人員所必須要正確看待的重要問題。本文就現(xiàn)代化檔案管理工作展開分析和論述，指出當(dāng)前檔案工作者所存在的主要問題，并提出合理的改善建議，希望對(duì)于檔案管理起到一定的推動(dòng)作用。

檔案管理作為一項(xiàng)具有較高機(jī)密性、專業(yè)性的管理工作，對(duì)于企業(yè)發(fā)展以及社會(huì)建設(shè)都有著非常積極的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和推廣，對(duì)各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域都起到了非常積極的影響，實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)力和有效創(chuàng)新，也促進(jìn)了社會(huì)的快速變革。現(xiàn)代化的檔案管理也是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的管理模式，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作起到了有效的完善和加強(qiáng)，并對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。對(duì)于檔案工作者而言，必須要正確認(rèn)識(shí)和看待現(xiàn)代化檔案管理，了解和掌握現(xiàn)代化的檔案管理手段，加強(qiáng)自我約束和自我學(xué)習(xí)，使現(xiàn)代化檔案管理工作能夠發(fā)揮更大作用。

1 當(dāng)前檔案工作者所存在的問題分析

1.1 對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的認(rèn)識(shí)不足 就當(dāng)前檔案工作者來說，對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理還存在一定的片面認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案管理的時(shí)效性和發(fā)展受到較大約束。首先，現(xiàn)代化的檔案管理并非單純地借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和保管，而是逐漸形成一種全新的檔案管理模式和管理思想，現(xiàn)代化的檔案管理不僅需求檔案工作者具有豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)該掌握現(xiàn)代化管理設(shè)備的操作流程，明確檔案資料的知識(shí)載體，了解檔案資料的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，才能夠真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作的有序開展。但就當(dāng)前檔案工作者來說，對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理人士存在一定的局限性，檔案管理的方法和手段上較為單一，沒有充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化檔案管理的作用，無法借助現(xiàn)代化檔案管理解決新的問題。

1.2 檔案管理知識(shí)的缺乏 作為一名檔案工作者，必須要掌握相關(guān)檔案管理知識(shí)，才能夠確保良好的工作效率。目前由于對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案工作者的水平存在很大差距，許多檔案工作者不具備專業(yè)的知識(shí)能力，從而導(dǎo)致許多檔案管理問題的發(fā)生。此外，對(duì)于檔案工作者來說，不僅需要用具良好的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)該掌握其他知識(shí)和能力，如文史類知識(shí)、統(tǒng)計(jì)學(xué)知識(shí)，并且懂得如何熟練操作計(jì)算機(jī)設(shè)備，這樣才能夠真正確?，F(xiàn)代化檔案管理工作的有效開展。但目前多數(shù)檔案工作者并不具備這些技能，檔案管理工作依舊以傳統(tǒng)的檔案管理手段為主，這就使得檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展受到嚴(yán)重制約。

1.3 個(gè)人素質(zhì)問題 對(duì)于一名檔案工作人員來說，必須要正確看待個(gè)人所存在的問題和不足，并且具備優(yōu)秀的個(gè)人素質(zhì)，才能夠勝任檔案管理工作。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，對(duì)檔案工作者的要求不斷提升，檔案工作者的日常事務(wù)不再是保管檔案，而是最大化地發(fā)揮檔案資料的作用，并保證檔案資料的保密性。但由于檔案工作者個(gè)人素質(zhì)問題，使得創(chuàng)新能力不足，分析事物的能力非常欠缺，檔案管理工作的發(fā)展受到限制，現(xiàn)代化檔案管理工作無法有效開展。

2 現(xiàn)代化檔案管理下檔案工作者的發(fā)展建議

2.1 提高自我學(xué)習(xí)意識(shí) 首先，作為一名檔案工作者，必須要正確看待現(xiàn)代化檔案管理，對(duì)現(xiàn)代化檔案管理工作有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，才能夠真正滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。傳統(tǒng)檔案管理工作只是對(duì)檔案資料的抄寫、收集和保管，檔案工作者的要求也相對(duì)較低，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案資料的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值不斷凸顯，檔案工作者必須要對(duì)自身工作有著一個(gè)更為清醒的認(rèn)識(shí)，重視檔案管理的保密性和專業(yè)性，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)。

2.2 具備豐富的檔案管理知識(shí) 檔案工作者是檔案管理的重要組成，檔案工作者的個(gè)人素質(zhì)水平直接影響到檔案管理工作的最終質(zhì)量。因此，檔案工作者必須要深入學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理模式和管理方法，并將現(xiàn)代化檔案管理手段應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，不但實(shí)踐，尋求適合于現(xiàn)階段檔案管理工作開展的現(xiàn)代化檔案管理理論。同時(shí)，檔案工作者在掌握和了解專業(yè)的檔案管理知識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)該積極學(xué)習(xí)其他方面的知識(shí)，以不斷豐富自身的工作能力。如史學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等知識(shí)，對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理工作來說都有著很高的實(shí)用價(jià)值。此外，現(xiàn)代化檔案管理由計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，檔案工作者必須要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)操作方法的學(xué)習(xí)和掌握，主動(dòng)開展自我學(xué)習(xí)，掌握良好的計(jì)算機(jī)操作能力，對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理工作開展也有著積極的推動(dòng)作用。

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關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;措施

一、檔案信息化管理的必要性

所謂檔案信息化,就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來理解:首先要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;其次,要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化;再次,要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享;第四,要引發(fā)檔案管理模式的變革。

檔案信息化管理的必要性主要表現(xiàn)在:由于檔案需長(zhǎng)期保存,為提高存儲(chǔ)環(huán)境,避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害,每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免。由于檔案需反復(fù)查閱,不可避免的存在原件受損或遺失,給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下,大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的,且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落,信息技術(shù)無不顯示其獨(dú)特的魅力,成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。可以說,現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、電子檔案工作現(xiàn)狀及面臨的問題

1、電子檔案內(nèi)容的保密性問題是首要問題,用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。另一方面,一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這對(duì)于在一段時(shí)間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題,帶來了極大的威脅。

2、電子文件很容易被刪改,且修改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文材料的過程中,擬稿者無法留下自己的筆跡,單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā),日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改,也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

3、隨著辦公自動(dòng)化的不斷深入,好多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無紙辦公,所有的情況、決策、信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中,人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡(jiǎn)化了程序,也方便了利用,但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀,如出現(xiàn)“黑客”問題,遇到病毒問題或其它方面的故障,電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失,造成難以彌補(bǔ)的損失。

4、檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一,規(guī)格各異,各自開發(fā)的軟件不能互用,并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

三、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施

首先是盡快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才,培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人才已是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí),通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用人才,使他們不僅精通計(jì)算機(jī)技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù),熱愛檔案事業(yè);不僅會(huì)操作而且會(huì)設(shè)計(jì)程序,能夠開發(fā)軟件。

其次是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快,精確度高,存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn),在文件的管理上,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還,歸檔利用和管理工作。在檔案管理上,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄,還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目,如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī),提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度,逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化,加強(qiáng)檔案的利用。

第三是建立健全維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī),在電子文件的形成、處理、歸檔,電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié),信息都有被更改、丟失的可能性,即使擁有完善的信息安全技術(shù),也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實(shí)施。因此,建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度,對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性,保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來,使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時(shí)要通過立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用,確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

第四是制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,隨著電子文件的大量產(chǎn)生,迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式,用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來,使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理,這是擺在檔案部門面前的一項(xiàng)重大課題,也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

最后是加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng),檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是,層次不一,規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差,不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求,需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng),加強(qiáng)檔案目錄的輸入和保存。 以此帶動(dòng)全國檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。

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關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；現(xiàn)代化

1 檔案管理現(xiàn)代化的定義

檔案管理現(xiàn)代化是指以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，使用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革，加快實(shí)現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用計(jì)算機(jī)將檔案進(jìn)行輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等；利用縮微照相技術(shù)和對(duì)紙質(zhì)載體的重要檔案進(jìn)行縮微復(fù)制等。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了效率。檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結(jié)果，是社會(huì)發(fā)展和檔案工作發(fā)展的必然。

2 檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的問題

2.1 檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低

進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是必要條件之一，是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要組成部分。我國檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是從20世紀(jì)80年代開始的，國家標(biāo)準(zhǔn)局組織擬定和制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件，使我國標(biāo)準(zhǔn)化逐步形成一個(gè)體系。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)單位根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低、數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，檔案的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)，令計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。

2.2 缺乏高級(jí)管理專業(yè)人員

現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級(jí)檔案管理專業(yè)人員三個(gè)等級(jí)層次。高級(jí)檔案管理專業(yè)人員應(yīng)具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù)，精通檔案業(yè)務(wù)，能科學(xué)地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力，在學(xué)術(shù)理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求越來越高。而檔案管理人員群體中學(xué)歷層次偏低，缺乏掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級(jí)管理人才，特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，又懂社會(huì)科學(xué)和經(jīng)濟(jì)管理的復(fù)合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質(zhì)不高，直接導(dǎo)致新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結(jié)構(gòu)不合理配置，檔案管理人員個(gè)體素質(zhì)偏低，檔案群體結(jié)構(gòu)失衡不僅已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要因素，而且也在一定程度上影響了單位各項(xiàng)工作的順利開展。

2.3 檔案管理投入不足

經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案管理走向現(xiàn)代化的最大障礙，而經(jīng)費(fèi)投入取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。由于檔案意識(shí)普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足，無力購買現(xiàn)代化的設(shè)備，尤其是基層單位，存在著檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋，基礎(chǔ)條件差，安全措施沒落實(shí)，大部分檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。檔案室自動(dòng)化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)更成為奢求，投入不足已經(jīng)成為檔案現(xiàn)代化發(fā)展的瓶頸。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時(shí)代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)，遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的做法極其有害。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進(jìn)。

3.2 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現(xiàn)代化的意識(shí)，就會(huì)大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案管理工作人員要樹立科學(xué)實(shí)踐觀，依靠先進(jìn)的科技手段，前沿的管理方法，切實(shí)改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式服務(wù)、開放式服務(wù)。引進(jìn)現(xiàn)代管理的理論和方法，使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。

3.3 加快復(fù)合型人才培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí)，還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫作等綜合方面的知識(shí)。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì)，大力加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點(diǎn)，把具有復(fù)合知識(shí)型人才充實(shí)到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，采用多種形式、實(shí)施全方位的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識(shí)結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。逐步開展多層次、復(fù)合型、一專多能、一專多才的教育培訓(xùn)，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。

3.4 強(qiáng)化管理意識(shí)，加大投入力度

首先要關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，投入大量資金和精力配置設(shè)備，培養(yǎng)人才，把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計(jì)劃，作為單位工作中要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行考核。其次，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問題，從而指導(dǎo)檔案部門更好地開展下一步的工作。最后，檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算。

參考文獻(xiàn)

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[2]劉淑華.檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].甘肅廣播大學(xué)學(xué)報(bào)，2002（12）.

篇7

1 信息化檔案管理的特點(diǎn)

1.1 一體化的管理模式

在過去,企業(yè)檔案管理的實(shí)現(xiàn)是不同部門對(duì)其內(nèi)部文件進(jìn)行整理、分類并歸檔的過程。而信息化的檔案管理則改變了這一狀態(tài),信息化的管理模式可以將企業(yè)的文件,部門的基本文檔進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合,從而實(shí)現(xiàn)歸檔與管理的同步,將不同部門對(duì)于同一事務(wù)或者同一事務(wù)的不同角度的記錄歸入檔案數(shù)據(jù)庫中,實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化。通過對(duì)檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)公文和業(yè)務(wù)性文件整理與歸檔工作在同一時(shí)間完成,既可以節(jié)省大量的時(shí)間,節(jié)省勞動(dòng)力,而且提高了檔案管理的準(zhǔn)確性。從事檔案管理的工作人員可以從繁雜的工作中抽離出來,從而獲得更多的學(xué)習(xí)時(shí)間,加強(qiáng)檔案管理信息資源的開發(fā)。與此同時(shí),負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門也能夠通過自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)公文以及業(yè)務(wù)性文件的管理狀態(tài)進(jìn)行隨時(shí)的掌控,以便盡快的做出指導(dǎo),實(shí)現(xiàn)檔案管理的預(yù)見性。

1.2 方便存儲(chǔ)與查找

企業(yè)的行政部門與業(yè)務(wù)部門,可以通過對(duì)檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用,將已經(jīng)形成的有查考利用價(jià)值的文件隨時(shí)存儲(chǔ)到服務(wù)器上。而檔案管理工作人員他也可以把原有檔案的掃描件存儲(chǔ)到服務(wù)器上。這樣,只需要通過身份驗(yàn)證,用戶就可以通過企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)查找所需要的檔案信息,即節(jié)省了時(shí)間,又節(jié)省了資源,真正實(shí)現(xiàn)了信息化檔案管理給企業(yè)的工作帶來的方便。

1.3 檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化

企業(yè)檔案管理工作非常復(fù)雜,其全過程不僅包括統(tǒng)計(jì)、鑒定、借閱還包括了參考資料的編研工作,甚至是資料的銷毀,這都需要管理人員定期對(duì)檔案的情況進(jìn)行分析,而且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考資料。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理模式,可以對(duì)檔案進(jìn)行隨時(shí)隨地的管理,例如各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、各種報(bào)表的打印、借閱登記、催還提醒等,這樣可以便于領(lǐng)導(dǎo)或各部門通過電腦獲取所需要的資料和數(shù)據(jù),避免了因?yàn)榫嚯x問題而造成的時(shí)間浪費(fèi)。

2 企業(yè)檔案管理信息化存在的問題

2.1 檔案管理的信息化意識(shí)不足

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作,需要大量的時(shí)間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上,疏于對(duì)檔案的管理,忽視對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、缺乏服務(wù)意識(shí),使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實(shí)上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過對(duì)檔案的合理管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。對(duì)檔案管理模式的忽視必然會(huì)阻礙企業(yè)的發(fā)展。

2.2 檔案管理信息載體的破損

在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對(duì)象。通過對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,許多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了工程設(shè)計(jì)、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計(jì)的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會(huì)因?yàn)楦鞣N原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴(yán)重影響文檔等信息的使用,嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)問題。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善

檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過程中,必須有相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)。信息化是一個(gè)非常嚴(yán)密的信息系統(tǒng),各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn),為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換等標(biāo)準(zhǔn)都需要進(jìn)一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便,甚至?xí)?yán)重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

3 改善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的建議

通過對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題的分析,可以看出,只有在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置,完善檔案管理人員的培訓(xùn),才能徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,具體來說可以從以下幾個(gè)方面著手。

3.1 完善檔案管理制度

所有工作的順利展開與進(jìn)行都離不開規(guī)范的要求和對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的參考,企業(yè)檔案管理也不例外。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提是健全的管理制度與明確的部門職責(zé),而同時(shí)這也是檔案管理部門為企業(yè)提供更高級(jí)別的服務(wù)的先決條件。所以,為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地,現(xiàn)代化的企業(yè)必須要建立健全檔案管理制度,尤其要制定檔案自動(dòng)化管理制度,通過合理的制度規(guī)范檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。

3.2 加強(qiáng)監(jiān)管工作

在企業(yè)建立局域網(wǎng)時(shí),要有計(jì)劃的實(shí)施檔案一級(jí)管理,對(duì)于文件從形成到歸檔的全過程要實(shí)施監(jiān)管,尤其是從文件行程的最初階段,以保證文件的整個(gè)生命周期都能在可控范圍內(nèi),使整個(gè)過程都做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化并努力貫徹執(zhí)行。

3.3 理順工作流程

不同企業(yè)的工作流程不一樣,相應(yīng)的檔案管理自動(dòng)化程序也是不一樣的,所以要明確各部門工作的先后順序,例如檔案部門與文書,只有這樣才能保證檔案管理信息化過程中避免走彎路。檔案管理要與企業(yè)所講

轉(zhuǎn)貼于

求的效應(yīng)原則保持一致,盡量以最少的投入來保證企業(yè)對(duì)于信息資源需求的滿足。理順檔案管理工作的流程,首先要做好數(shù)據(jù)收集與資料庫的維護(hù)工作;另外要充分利用計(jì)算機(jī)的功能,根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需求,及時(shí)編寫一些檔案文件匯編,并提供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)用于決策所需要的信息。

3.4 實(shí)現(xiàn)管理工具的信息化

從事檔案管理工作的人員除了要做好文件的分類、歸檔等工作外,還要積極參加檔案管理軟件的功能開發(fā)工作中,充分了解企業(yè)檔案管理的全過程和檔案專業(yè)管理的全部?jī)?nèi)容。在工作當(dāng)中,要及時(shí)征求各部門的意見,分析檔案管理與各部門之間的聯(lián)系,并將分析結(jié)果交給軟件開發(fā)人員作為依據(jù)選擇最合理的設(shè)計(jì)方案,使設(shè)計(jì)出的軟件能夠最大程度滿足企業(yè)的需要,從而真正實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化和信息化。

篇8

【關(guān)鍵詞】檔案；現(xiàn)代化；管理

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理的作用越來越凸顯。作為事務(wù)管理有機(jī)組成的檔案工作，如何發(fā)揮自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)和功能，如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，為政府排憂解難、完善服務(wù)，是每一個(gè)檔案工作者應(yīng)當(dāng)深思的問題。筆者結(jié)合自身多年的檔案管理工作實(shí)踐，總結(jié)目前檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，并提出相關(guān)的解決途徑。

一、檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

（1）檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前，由于社會(huì)上對(duì)“檔案”的概念和作用，知之者甚少，檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)加強(qiáng)檔案工作的現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的工作方法，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。（2）缺乏現(xiàn)代化的檔案管理人才。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新，同時(shí)要具有先進(jìn)的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。從目前人員現(xiàn)狀來看，許多機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文書、檔案管理人員，大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段。（3）資金短缺，檔案管理設(shè)備和技術(shù)相對(duì)落后，信息化程度較低。檔案意識(shí)普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足，無力購買現(xiàn)代化的設(shè)備，檔案管理信息化程度很低，同時(shí)也造成人才引進(jìn)困難，甚至人才流失。（4）基礎(chǔ)工作太差。檔案管理現(xiàn)代化的前提是檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。目前機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案工作管理存在的問題是：大量的案卷質(zhì)量不高，缺乏完整的檢索工具。許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。（5）檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理現(xiàn)代化的理論研究有待進(jìn)一步增強(qiáng)。檔案管理現(xiàn)代化不是僅僅使用幾臺(tái)新設(shè)備的問題，而是一個(gè)系統(tǒng)工程，是由許多方面的因素相互協(xié)調(diào)、相互制約構(gòu)成的總體目標(biāo)，需要各方面的大力支持和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，更需要相關(guān)部門和人員轉(zhuǎn)變?cè)杏^念，通力合作，與時(shí)俱進(jìn)。

二、解決途徑

（1）增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。第一，增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與我國現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念。建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)改變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。第二，加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。（2）加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化?，F(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應(yīng)用還很不盡人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識(shí)的前提下，加快設(shè)施（設(shè)備）和技術(shù)現(xiàn)代化步伐，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。（3）重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。為防止檔案管理中出現(xiàn)無章可循，無法可依，重復(fù)、繁雜的混亂局面，檔案管理現(xiàn)代化首先要實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就沒有現(xiàn)代化管理。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優(yōu)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的保障，同時(shí)也是促進(jìn)檔案理論研究和發(fā)展的重要手段。在檔案標(biāo)準(zhǔn)制定的過程中，需要在專業(yè)內(nèi)取得一致的認(rèn)識(shí)，為總結(jié)、提高和發(fā)展創(chuàng)造有利的條件和機(jī)會(huì)。同時(shí)，檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定，必須汲取相關(guān)科學(xué)知識(shí)，來充實(shí)和發(fā)展檔案管理學(xué)。（4）正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，需要一個(gè)過程，在這個(gè)過程中，手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。我們必須正視這個(gè)現(xiàn)實(shí)、不能講檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作。因此，我們既要積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來。

參考文獻(xiàn)

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篇9

當(dāng)前音像檔案管理的不足之處

技術(shù)落后造成資料缺損。傳統(tǒng)音像檔案以模擬信號(hào)存儲(chǔ)在錄像帶上，使用壽命一般在20年左右，對(duì)保存環(huán)境的溫濕條件要求極高。由于重視程度、資金等因素的限制，很多廣電機(jī)構(gòu)缺少必要的音像檔案存儲(chǔ)設(shè)備，沒有防磁防潮設(shè)施；倉儲(chǔ)庫房里溫濕度不能有效調(diào)控，造成磁帶和錄像變質(zhì)、變色、發(fā)霉，導(dǎo)致音像檔案聲音、畫面模糊，有些已無法使用。此外，音像檔案資料在使用過程中，由于機(jī)器的接觸磨損會(huì)造成信號(hào)不斷衰減，使聲音失真變形、圖像抖動(dòng)、有雪花波紋，視聽質(zhì)量大大下降。

制度欠缺造成管理失范。目前國內(nèi)音像檔案的管理方式多種多樣。很多廣電機(jī)構(gòu)的節(jié)目在播出后就存入庫房，成為檔案資料。有些廣電機(jī)構(gòu)設(shè)置專門檔案資料室集中管理，隨時(shí)形成隨時(shí)入庫；有些機(jī)構(gòu)則是各下屬頻道頻率每年度移交一次；還有一些機(jī)構(gòu)的音像檔案是由頻道和個(gè)人分散保管。目前，國內(nèi)仍有相當(dāng)數(shù)量的廣電機(jī)構(gòu)音像檔案未能進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，甚至沒有制訂基本的管理制度，對(duì)于收集的音像資料，一些機(jī)構(gòu)缺少專業(yè)的編號(hào)、編目工作，這給音像檔案的日常保管和后續(xù)使用造成很大麻煩。

人才不足制約工作開展。與管理制度落后相對(duì)應(yīng)的是音像檔案管理專業(yè)人才的缺乏。廣電機(jī)構(gòu)的人事工作，只注重編導(dǎo)、記者、主持人等業(yè)務(wù)骨干的引進(jìn)，而忽視了對(duì)音像檔案管理專業(yè)人才的招錄培養(yǎng)。有的基層廣電機(jī)構(gòu)沒有專門的檔案管理崗位；有的機(jī)構(gòu)音像檔案管理作為二線崗位，主要人員由一線采編人員轉(zhuǎn)崗擔(dān)任，很少進(jìn)行上崗培訓(xùn)，因而缺少音像檔案編輯、研究、開發(fā)所必需的技術(shù)和素質(zhì)。這些做法直接導(dǎo)致音像檔案管理、開發(fā)人才的稀缺，制約音像檔案管理工作的有效開展。

加強(qiáng)音像檔案的規(guī)范化管理

廣電機(jī)構(gòu)加強(qiáng)音像檔案規(guī)范化管理，既要重視存儲(chǔ)介質(zhì)、庫房改造等硬件設(shè)備建設(shè)，又要建立專門的規(guī)章制度，改善軟環(huán)境，缺一不可。

強(qiáng)化硬件：數(shù)字化存儲(chǔ)+網(wǎng)絡(luò)化傳輸。與傳統(tǒng)介質(zhì)相比，數(shù)字化技術(shù)簡(jiǎn)化了音像資料的存儲(chǔ)、檢索和使用，它把音像檔案以數(shù)據(jù)信號(hào)的形態(tài)存儲(chǔ)在媒介中，具有存儲(chǔ)量大、安全性高、格式統(tǒng)一等優(yōu)點(diǎn)，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)隨地調(diào)用檔案信息。廣電機(jī)構(gòu)可以將節(jié)目管理作為建立統(tǒng)一管理平臺(tái)的切入點(diǎn)，整合出節(jié)目流轉(zhuǎn)的最佳工作流程方式，并由此實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

對(duì)于廣播電視機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)來說，音像檔案的信息化功能不能僅局限于資料的存儲(chǔ)，更重要的是為電視節(jié)目的生產(chǎn)服務(wù)。電視媒體檔案管理系統(tǒng)必須是一個(gè)能與節(jié)目制作網(wǎng)相關(guān)聯(lián)、全面的網(wǎng)絡(luò)管理體系。在節(jié)目的采編過程中，一方面可以在媒體音像檔案管理系統(tǒng)上直接查閱音像檔案，進(jìn)行直觀的節(jié)目采編；另一方面可以利用原有的計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)檢索、調(diào)用所需數(shù)字節(jié)目素材。數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化傳輸，能提高業(yè)務(wù)部門的工作效率，有利于實(shí)現(xiàn)音像檔案的價(jià)值增值。如英國 BBC 電視臺(tái)在購買紀(jì)錄片《故宮》后，將片中畫面打散，按“門窗”“房柱”“庭院”等不同的主題分門別類，放在“藝術(shù)畫廊”網(wǎng)站上銷售，價(jià)格比成品節(jié)目高出數(shù)倍。

優(yōu)化軟件：制度建設(shè)+規(guī)范管理。當(dāng)前，我國社會(huì)處于重大轉(zhuǎn)型時(shí)期，音像檔案管理工作也面臨著法制化、規(guī)范化改革，因此，廣電機(jī)構(gòu)檔案管理方式，必須盡快轉(zhuǎn)變到以依法管理為主的軌道上來。2001年12月25日國務(wù)院了修改后的《音像制品管理?xiàng)l約》，這是建國以來專門針對(duì)音像制品制定的管理?xiàng)l約，是廣電機(jī)構(gòu)進(jìn)行音像檔案管理的法律依據(jù)。

各級(jí)廣電機(jī)構(gòu)必須從音像資料的收集整理、歸檔保管、統(tǒng)計(jì)鑒定等方面，建立嚴(yán)格的制度，防止珍貴檔案遺失。檔案管理部門要對(duì)音像檔案的拍攝、收集、歸檔、保管、利用等制訂統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)實(shí)際情況，制訂音像檔案管理使用工作框架，使音像檔案工作有規(guī)可依，對(duì)不按規(guī)定移交的單位和個(gè)人做出必要的處罰。

創(chuàng)新音像檔案管理機(jī)制

建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。傳統(tǒng)音像檔案管理以儲(chǔ)存為基本功能訴求，扮演的是倉庫的角色。音像檔案資料在各個(gè)臺(tái)和頻道分散管理，導(dǎo)致高額管理成本，并限制了珍貴資料的流動(dòng)使用，難以達(dá)到資源共享，影響廣播影視事業(yè)產(chǎn)業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。

隨著“云”計(jì)算、視頻流等新媒體技術(shù)發(fā)展，廣播電視檔案的多種經(jīng)濟(jì)價(jià)值、社會(huì)價(jià)值和戰(zhàn)略資源價(jià)值越來越受到廣電機(jī)構(gòu)的重視。中央電視臺(tái)原臺(tái)長(zhǎng)趙化勇認(rèn)為“錄像資料是取之不盡的金山，看你怎樣去開發(fā)它”。怎樣管理和使用好海量音像檔案，建立以生產(chǎn)性、效益性為指導(dǎo)的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，深入發(fā)掘音像檔案資料的內(nèi)在價(jià)值，形成廣電媒體新的收益增長(zhǎng)點(diǎn)，是廣電機(jī)構(gòu)檔案管理部門工作的根本出發(fā)點(diǎn)。

建立科學(xué)管理機(jī)制。音像檔案的科學(xué)化管理建立在統(tǒng)一的數(shù)字存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)之上。在軟環(huán)境上，需要建設(shè)統(tǒng)一的編目標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)高效的管理規(guī)范，建立一整套完備的音像檔案管理系統(tǒng)。

對(duì)于國內(nèi)的廣電機(jī)構(gòu)來說，音像檔案科學(xué)化管理不僅局限于資料存儲(chǔ)，更重要的是為集團(tuán)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供資源支撐，是內(nèi)容生產(chǎn)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。音像檔案管理系統(tǒng)跟全臺(tái)網(wǎng)無縫連通，形成與節(jié)目制作網(wǎng)絡(luò)相匹配的網(wǎng)絡(luò)體系，理順檔案存儲(chǔ)和使用流程，實(shí)現(xiàn)檔案資料邊際效益最大化。美國CNN新聞網(wǎng)就對(duì)擁有版權(quán)的音像資料進(jìn)行科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)了音像資料存儲(chǔ)、管理、訪問的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化，音像檔案資料的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值被深入發(fā)掘。

建立集約管理機(jī)制。目前，社會(huì)化大生產(chǎn)已經(jīng)成為廣播影視產(chǎn)業(yè)發(fā)展的主要模式。隨著產(chǎn)業(yè)分工不斷深入，廣電機(jī)構(gòu)必須改革原本分散的檔案管理模式，遵循音像檔案管理的規(guī)律，完善音像檔案管理體制機(jī)制。必須建立健全音像檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制，完善音像資料的收集、整理、編目、查詢、使用等制度，確保音像檔案完整收存、科學(xué)管理、合理利用，減少不必要的非生產(chǎn)性損失。采用統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理，優(yōu)化音像資源配置，實(shí)現(xiàn)集約化管理。

實(shí)現(xiàn)音像檔案資料的集約化管理，還要建立一支適應(yīng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的高水平、專業(yè)化的管理人員梯隊(duì)。廣電機(jī)構(gòu)設(shè)置專門的音像檔案管理部門和崗位，通過上崗培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高管理人員的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，建立完善的招錄、培訓(xùn)、上崗、考核機(jī)制，并通過多種方式提高檔案管理人員素質(zhì)。

（作者單位：杭州文廣集團(tuán)）

欄目責(zé)編：黎　莉

參考文獻(xiàn)：

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篇10

【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)代化；重要性；管理措施

0.前言

檔案管理現(xiàn)代化主要包括管理手段的現(xiàn)代化、管理方法的現(xiàn)代化以及產(chǎn)生的管理工作的新模式。檔案管理手段的現(xiàn)代化主要是利用計(jì)算機(jī)完成文檔一體化管理，運(yùn)用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。

1.檔案管理現(xiàn)代化概述

檔案管理現(xiàn)代化是指用科學(xué)的思想、組織、方法和手段對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的工作方法。概括起來主要有三方面的工作：一是運(yùn)用成熟的新技術(shù)，科學(xué)地保管好檔案，延長(zhǎng)檔案壽命；二是利用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)各界服務(wù)；三是收集、積累、整理電子文件。

1.1檔案資源信息化

檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

1.2檔案保護(hù)現(xiàn)代化

隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲(chǔ)載體有磁性的、光學(xué)性的和磁性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求。因此，以新型檔案載體為對(duì)象的檔案保護(hù)現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容，而且，它不僅要研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。

1.3檔案管理手段現(xiàn)代化

管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐，在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動(dòng)化。

2.檔案管理現(xiàn)代化的重要性

2.1時(shí)展的要求

新世紀(jì)、新時(shí)代，電子信息技術(shù)的發(fā)展要求必須努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。而隨著現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)和高新科技在全世界范圍內(nèi)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等第三次科技革命帶來的新技術(shù)、新手段在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域和部門中得到大范圍的普遍運(yùn)用。自動(dòng)化辦公和無紙辦公已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的一個(gè)新趨勢(shì)，而檔案管理工作作為現(xiàn)代企業(yè)不可缺少的一環(huán)，必須不斷進(jìn)行管理方法和理念的改革，使其跟上時(shí)展的步伐，朝著實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.2工作效率的要求

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展越來越重視工作效率，辦公自動(dòng)化正是順應(yīng)這個(gè)發(fā)展趨勢(shì)而產(chǎn)生的，提高工作效率，節(jié)約辦公時(shí)間和辦公資源，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的主流發(fā)展方向。而如果一直沿用過去傳統(tǒng)的檔案管理模式，就必然會(huì)出現(xiàn)辦公效率低下、查詢時(shí)間長(zhǎng)、管理資源浪費(fèi)過多等現(xiàn)象，這樣的檔案管理方式嚴(yán)重影響了對(duì)檔案管理的利用效率。檔案管理部門也很有可能成為企業(yè)的雞肋部門。從另一個(gè)角度來說，企業(yè)內(nèi)部實(shí)行的辦公自動(dòng)化也對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企業(yè)的電子檔案庫，這樣既方便資料查詢、提高了檔案管理工作的效率，也有利于節(jié)約檔案管理資源。

2.3檔案保護(hù)和利用的要求

對(duì)檔案的的保護(hù)和有效利用也要求企業(yè)早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。許多檔案由于存放的時(shí)間過長(zhǎng)，再加上對(duì)檔案的防護(hù)措施不足，導(dǎo)致有些紙質(zhì)的檔案材料由于長(zhǎng)期因疏于保護(hù)而出現(xiàn)脫落、模糊等現(xiàn)象。此外，傳統(tǒng)的檔案資料保管方式非常落后，不利于其他部門的隨時(shí)查閱，在企業(yè)內(nèi)部，也不利于檔案資源信息的共享，而在同一時(shí)間段，幾乎不能同時(shí)與他人同時(shí)掌握相關(guān)的檔案資料，降低了檔案信息的利用效率，不利于實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的高效性和機(jī)動(dòng)性。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要措施

3.1實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)， 管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現(xiàn)代化的意識(shí)， 就會(huì)大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案管理工作人員要樹立科學(xué)實(shí)踐觀，依靠先進(jìn)的科技手段， 前沿的管理方法，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式服務(wù)、開放式服務(wù)。引進(jìn)現(xiàn)代管理的理論和方法， 使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。

3.2加強(qiáng)各項(xiàng)檔案管理制度建設(shè)

大力宣傳國家《檔案法》，做到嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。形成領(lǐng)導(dǎo)和員工在思想上做到高度重視，真正認(rèn)識(shí) 檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用。使得企業(yè)真正重視檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度建立和進(jìn)一步完善，做到思想上高度重視，行動(dòng)上積極主動(dòng)，不斷學(xué)習(xí)，更好的開展業(yè)務(wù)。

3.3實(shí)行檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化

這就要求我們?cè)谧龊脗鹘y(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸納整理存檔等工作的同時(shí)，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)的網(wǎng)上辦公等方式，即文件在網(wǎng)上的傳閱、審批、閱辦，到最后事情辦理完畢，文件的歸檔，要極為熟悉。并且在整理電子文檔時(shí)更加注重文檔的真實(shí)性、完整性、有效性、保密性。實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔的前端控制和全程管理，做到電子文檔的網(wǎng)上網(wǎng)下的全程控制、整理和記錄。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化即要求檔案管理要依據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用相關(guān)的輔助計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序系統(tǒng)，來實(shí)施企業(yè)的檔案管理。實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索、建立檔案的卷、表、目等目錄，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化打下良好的基礎(chǔ)，也利于檔案的信息化建設(shè)。檔案管理員對(duì)于行業(yè)的檔案管理專業(yè)知識(shí)及新的科技手段的學(xué)習(xí)也要與時(shí)俱進(jìn)，全面提升自身的綜合素質(zhì)，做到與企業(yè)、時(shí)展的腳步保持一致。使企業(yè)的檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，更好的適應(yīng)和服務(wù)企業(yè)管理、發(fā)展的現(xiàn)代化，提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展?jié)摿Α?/p>

3.4加快復(fù)合型人才培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí)，還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫作等綜合方面的知識(shí)。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì)，大力加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點(diǎn)，把具有復(fù)合知識(shí)型人才充實(shí)到檔案現(xiàn)代化管理中。逐步開展多層次、復(fù)合型、一專多能、一專多才的教育培訓(xùn)，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。