導(dǎo)語：如何才能寫好一篇公司檔案如何管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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摘要：隨著電力的飛速發(fā)展和電力改革的不斷深化，檔案管理工作也隨著發(fā)生了變化，面對(duì)新的歷史時(shí)期、新的工作需要，檔案管理工作顯得尤為重要，論述如何做好縣級(jí)供電公司檔案管理工作，更深入了解并做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對(duì)策

Abstract: with the rapid development of electric power and the deepening of the reform of the power, file management also with the change, in the face of the new historical period, the new work needs, it is particularly important to file management, this paper discusses how well the county electric power supply company file management, more in-depth understanding and do the file management.

Keywords: file management; Problem; countermeasures

0縣級(jí)供電公司檔案管理現(xiàn)狀

縣級(jí)供電企業(yè)的檔案管理工作由于意識(shí)不強(qiáng)、制度不健全、人員配置不到位等原因，造成檔案管理工作處于被動(dòng)、滯后散亂、無人管理的狀態(tài)，致使企業(yè)檔案有效資源的開發(fā)與利用受到限制。

1 當(dāng)前縣級(jí)供電公司檔案管理存在的問題

（1）檔案意識(shí)不強(qiáng)。檔案的經(jīng)濟(jì)效益具有潛在性，它為企業(yè)創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益往往無法在當(dāng)年體現(xiàn)，常常是間接或若干年后開始逐漸顯現(xiàn)。因此，檔案工作在一定程度上很難得到領(lǐng)導(dǎo)的重視與認(rèn)可。對(duì)檔案的重視程度又直接影響到檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員編制、檔案庫房的建立、檔案保管設(shè)施的配置以及檔案制度的建立與執(zhí)行。

（2）檔案管理制度不健全。多數(shù)縣級(jí)供電公司制定的檔案管理制度不夠健全，檔案未實(shí)行統(tǒng)一管理，有的雖建立了一些管理制度卻沒有依法遵規(guī)，檔案管理制度形同虛設(shè)，使檔案資料的收集、整理長期處于極端被動(dòng)狀態(tài)，造成文件資料堆積如山、丟失等現(xiàn)象。

（3）檔案人員待遇低、素質(zhì)參差不齊。由于檔案人員待遇低，所以有些縣級(jí)供電公司配置的檔案員素質(zhì)不高，如經(jīng)常是將一些老弱病殘的放在檔案室，有如養(yǎng)老院或身兼數(shù)職。

（4）對(duì)企業(yè)信息化、現(xiàn)代化趨勢(shì)認(rèn)識(shí)不足。有些縣級(jí)供電公司領(lǐng)導(dǎo)不能充分認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化和管理現(xiàn)代化的緊迫性，對(duì)企業(yè)利用數(shù)字檔案信息技術(shù)可以及時(shí)將所需信息進(jìn)行加工、處理、分析，快速反映，提出應(yīng)變辦法，從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)知識(shí)知之甚少，致使數(shù)字檔案資源管理信息系統(tǒng)在縣級(jí)供電公司投入使用3年，仍有部分公司沒有發(fā)揮數(shù)字檔案的作用，造成檔案管理水平嚴(yán)重滯后。

（5）各項(xiàng)規(guī)章制度及標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不到位。每到檢查工作發(fā)現(xiàn)問題，追其根源才發(fā)現(xiàn)原因?yàn)槿藛T對(duì)標(biāo)準(zhǔn)制度的學(xué)習(xí)不到位，理解不透徹。標(biāo)準(zhǔn)制度成了擺在桌子上的擺設(shè)。

2做好縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理的幾個(gè)途徑

（1）領(lǐng)導(dǎo)重視，增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)公司干部職工的檔案意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為公司發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與公司業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，要大力宣傳檔案工作，是公司領(lǐng)導(dǎo)、管理者、職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。

（2）規(guī)范檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化工作責(zé)任。建立完善的檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)、檔案管理辦法、“三納入”、“四參加”、“四同步”等有關(guān)檔案管理健全檔案管理規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。明確職責(zé)，根據(jù)“檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)檔案整理、移交歸檔”要求，將各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。

（3）垂直管理，強(qiáng)化培訓(xùn)。在全省電力系統(tǒng)開展各專業(yè)進(jìn)行垂直管理，檔案專業(yè)也對(duì)縣公司實(shí)施垂直管理，針對(duì)縣級(jí)供電公司檔案人員學(xué)歷、工作能力、綜合管理素質(zhì)等相對(duì)較低，進(jìn)對(duì)各縣電力公司檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)工作。電業(yè)局檔案人員深入各縣市供電公司，切實(shí)開展檔案調(diào)研摸底，采取到電業(yè)局檔案部門輪崗的辦法、現(xiàn)場(chǎng)觀摩與現(xiàn)場(chǎng)提問、現(xiàn)場(chǎng)解答進(jìn)行培訓(xùn)，手把手地教，通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，增強(qiáng)了檔案員的責(zé)任感與使命感，提高了檔案管理業(yè)務(wù)水平。

（4）跟蹤檢查促提升。在檔案專業(yè)實(shí)施垂直管理的過程中，不僅對(duì)縣級(jí)供電公司的檔案工作要進(jìn)行多次指導(dǎo)、培訓(xùn)，還要定期跟蹤、督促、檢查檔案工作的組織建設(shè)、信息化建設(shè)、制度建立、業(yè)務(wù)工作、檔案工作設(shè)施設(shè)備等方面的進(jìn)展。檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，使縣電力公司檔案工作步入正常運(yùn)行軌道。

（5）將檔案管理工作徹實(shí)納入到企業(yè)計(jì)劃、納入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、崗位責(zé)任制中。讓管理層人員對(duì)檔案工作有一個(gè)正確的認(rèn)實(shí)，要及時(shí)研究解決檔案工作中的困難和問題，加大投入，著力解決好現(xiàn)實(shí)問題。要認(rèn)識(shí)到檔案工作是歷史、工作成果的最后沉淀；要認(rèn)識(shí)到歸檔工作是工作最終完結(jié)的一種體現(xiàn)。讓領(lǐng)導(dǎo)干部真正重視檔案工作，分配足夠合理的人力及財(cái)力資源，確保檔案工作的順利進(jìn)行以及提供保障檔案安全的環(huán)境。

3完善供電企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（1）檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，檔案信息化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。

（2）經(jīng)過研究，一個(gè)主動(dòng)完成工作的人與被動(dòng)接受工作的人相比較，工作效率前者是后者2倍，完成結(jié)果也是大不相同。主動(dòng)就是不用別人告訴你，你就能出色地完成工作。次之，就是別人告訴你一次，你就能去做，再次之，就是別人告訴了他們兩次，他們才會(huì)去做，更次之，就是有些人只有在形勢(shì)所迫時(shí)才能把事情做好。要充分掌握好尺度，抓大放小，讓各管理人員發(fā)揮積極主動(dòng)性，變“要我做”為“我要做”。在上下同一標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下，通過對(duì)檔案管理工作不斷創(chuàng)新使得檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。

（3）所有的標(biāo)準(zhǔn)制度都有，但執(zhí)行的力度卻不盡理想。如果對(duì)公司下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)制度不認(rèn)真進(jìn)行學(xué)習(xí)思考，依然按照老習(xí)慣老辦法在做工作。公司下發(fā)的檔案管理制度已非常全面，但做好檔案管理工作，不僅僅需要專職檔案人員來執(zhí)行這些制度及標(biāo)準(zhǔn)，更多層面還需要全體員工執(zhí)行及配合才能達(dá)到管理的閉環(huán)。管理制度、標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行具有“強(qiáng)制性”的特點(diǎn)，要執(zhí)行達(dá)到閉環(huán)，需要?jiǎng)佑眯姓侄?，將檔案管理徹實(shí)列入績(jī)效考核條款是保證執(zhí)行的方法之一，再次就是專職檔案人員要嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，對(duì)違反標(biāo)準(zhǔn)制度的人員不當(dāng)“老好人”，通過考核來規(guī)范公司人員的檔案工作行為，最終使得全公司人員自覺并習(xí)慣各類檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)制度的執(zhí)行，使得全公司檔案管理工作具有良性循環(huán)的氛圍。

（4）在檔案管理過程中，迎難而上，逐步向信息化、科學(xué)化邁進(jìn)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的利用，創(chuàng)新利用的方式以達(dá)到資源共享的目的，使之與公司整個(gè)層面的管理形成合力。

4結(jié)束語

縣級(jí)供電企業(yè)通過提高檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格按照國家和上級(jí)檔案管理要求，認(rèn)真貫徹落實(shí)各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)，加大檔案軟硬件投入，進(jìn)一步加強(qiáng)好促進(jìn)的檔案管理工作，方能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案 管理 歸檔 制度

教學(xué)檔案是學(xué)校師生在進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理過程中的歷史記錄和真實(shí)反映。教學(xué)檔案由文字材料、圖表、音像、照片等材料匯總而成，是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理的客觀反映和具體總結(jié)。建立完整的教學(xué)檔案，對(duì)于提高教學(xué)質(zhì)量、推進(jìn)教學(xué)研究、提升教學(xué)管理水平，具有重要的意義。

一、教學(xué)檔案管理的意義

教學(xué)檔案是衡量教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標(biāo)識(shí)之一，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，對(duì)推進(jìn)教學(xué)管理工作的科學(xué)化和制度化，具有重要的意義和價(jià)值。

1.它是提高教學(xué)質(zhì)量和提高教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。

教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的具體體現(xiàn)，同時(shí)，它又會(huì)反過來促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的提高。在日常教學(xué)活動(dòng)中，各種工作的不足和問題都會(huì)在相關(guān)的教學(xué)記錄上有所體現(xiàn)，因此，分析、研究、總結(jié)這些教學(xué)記錄上的內(nèi)容，可以直接發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，進(jìn)而推動(dòng)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的提升。

2.它是進(jìn)行教學(xué)改革和教學(xué)研究的重要依據(jù)。

作為教學(xué)工作情況的重要記錄，教學(xué)檔案記載了長期的教學(xué)活動(dòng)情況、科研情況，以及教學(xué)管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等，當(dāng)教學(xué)活動(dòng)或教學(xué)管理需要做出新的決策時(shí)，教學(xué)檔案可以提供針對(duì)性的參考和以往所總結(jié)出的各種經(jīng)驗(yàn)，從而促進(jìn)管理部門及時(shí)有效制定出符合本單位實(shí)際的相關(guān)決策。

3.它是支撐教學(xué)評(píng)估工作的重要依據(jù)。

在教學(xué)評(píng)估過程中，教學(xué)檔案是支撐教學(xué)評(píng)估工作最直接、最堅(jiān)實(shí)的方面，教學(xué)檔案的管理和利用水平直接反映了學(xué)校的辦學(xué)水平和能力。在教學(xué)評(píng)估環(huán)節(jié)，專家主要通過查閱和閱讀檔案資料，尤其是教學(xué)檔案的資料來掌握相關(guān)的具體情況，如果沒有完整、真實(shí)和相應(yīng)的教學(xué)檔案，將無從佐證教學(xué)活動(dòng)和管理的水平，從而缺乏說服力和實(shí)證性。因此，從教學(xué)評(píng)估的角度來看，教學(xué)檔案的管理尤為重要。

綜上所述，正確認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案的重要作用，努力提升教學(xué)檔案的管理水平，是當(dāng)前學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的必然。

二、教學(xué)檔案管理工作的具體展開

教學(xué)檔案管理工作涉及到教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高教學(xué)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的科學(xué)性和有效性，將規(guī)范具體教學(xué)教務(wù)工作的展開。

1.教學(xué)檔案的搜集

教學(xué)檔案的搜集是教學(xué)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。教師、學(xué)生和教務(wù)管理人員在日常的教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)建設(shè)、教學(xué)管理等活動(dòng)中，形成了諸多具有保存價(jià)值的文件資料，如文字、圖片、圖表、錄音、錄像等。作為教學(xué)檔案的管理人員，必須對(duì)這些資料進(jìn)行積極的搜集、整理、分類、歸檔等，從而做好教學(xué)檔案的管理工作。同時(shí)，作為教學(xué)檔案管理的相關(guān)人員，應(yīng)合理把握教學(xué)文件材料歸檔的范圍，制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理計(jì)劃，力爭(zhēng)做到對(duì)教學(xué)檔案的搜集有計(jì)劃性和實(shí)效性。

2.教學(xué)檔案的歸檔

在教學(xué)檔案的管理過程中，應(yīng)尤其重視教學(xué)檔案的歸檔工作。教學(xué)檔案的整理是一項(xiàng)復(fù)雜并細(xì)致的工作，同時(shí)，在教學(xué)檔案整理的過程中必須按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行。每份教學(xué)檔案材料從最初的形成到最后的立卷歸檔，都需要經(jīng)過十幾項(xiàng)具體的內(nèi)容，如分類、擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件排列、編頁碼、抄寫卷內(nèi)目錄等等。

3.教學(xué)檔案的保管

教學(xué)檔案的保管，包括教學(xué)檔案的保存、借閱、返還等各個(gè)環(huán)節(jié)，因此，必須要根據(jù)學(xué)校和學(xué)院的實(shí)際情況，制定相應(yīng)完善的教學(xué)檔案管理制度，從而使得具體工作有制度可依、有制度可循。同時(shí)，對(duì)于教學(xué)檔案的保管應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，應(yīng)盡量挑選政治素質(zhì)好，且具備一定的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)的人員從事這項(xiàng)工作。

總之，對(duì)于教學(xué)檔案材料的管理，必須如實(shí)反映教學(xué)工作和教學(xué)管理過程中的各個(gè)重要環(huán)節(jié)，同時(shí)應(yīng)從具體的實(shí)際工作出發(fā)，遵循其自然規(guī)律和邏輯聯(lián)系，客觀體現(xiàn)教學(xué)活動(dòng)自身的特點(diǎn)。

三、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的具體舉措

1.建立健全教學(xué)檔案管理制度。

科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度，對(duì)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作意義重大。具體來說，一方面要根據(jù)學(xué)校的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合本院系的具體情況，制定相應(yīng)的各項(xiàng)具體管理制度，如學(xué)院的教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則等。另一方面，要確立檔案管理人員的崗位管理制度，如檔案的搜集、保管、利用等要有專人負(fù)責(zé)，明確工作人物和職責(zé)范圍，做到責(zé)權(quán)明確。當(dāng)然，教學(xué)檔案管理工作較為復(fù)雜，不能只靠制度，還應(yīng)有其他相應(yīng)的管理手段為補(bǔ)充，如通過宣傳教學(xué)檔案歸檔的重要性，使教職工和學(xué)生充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，進(jìn)而自覺參加這項(xiàng)工作。這些都可以使教學(xué)檔案的管理工作朝著更加標(biāo)準(zhǔn)、更加科學(xué)的方向發(fā)展。

2.加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，配合教師積極做好歸檔查檔工作。

在教學(xué)檔案管理的過程中，要積極配合教師做好歸檔、查檔的工作。對(duì)于處在教學(xué)一線的教師來說，他們提供著教學(xué)檔案的一手材料，這些材料直接反映教學(xué)情況，如讓他們切實(shí)體會(huì)到歸檔的好處和價(jià)值，可以直接提升教學(xué)檔案管理工作的有效性。如，優(yōu)秀教師講稿的匯編、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)、教學(xué)研究論文的匯總等，都直接反映了教學(xué)工作的情況和進(jìn)展。總之，應(yīng)充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，提高教學(xué)檔案管理，從而充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)科研中的重要作用。

3.提升教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。

教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系到教學(xué)檔案管理工作的水平，因此，要盡可能采取多渠道、多層次、多形式的方法，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教學(xué)檔案管理知識(shí)的相關(guān)培訓(xùn)，進(jìn)而提升他們的業(yè)務(wù)水平，如案卷的整理、歸檔的內(nèi)容和范圍、編研的質(zhì)量等。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)具有責(zé)任精神和敬業(yè)精神，在工作中應(yīng)樹立超前意識(shí)，主動(dòng)摸索教學(xué)檔案管理工作的規(guī)律，從而優(yōu)化具體的教學(xué)檔案管理工作。這些對(duì)于提升教學(xué)檔案管理水平，具有重要的意義。

4.提高教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

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1、組織架構(gòu)變化對(duì)檔案工作的影響。按照新《公司法》的要求，改制企業(yè)要建立完善的公司治理結(jié)構(gòu)和規(guī)范的母子公司體制。與此相適應(yīng)，國有建筑企業(yè)紛紛創(chuàng)立了由股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層組成的公司治理模式，采用了股份有限公司(或集團(tuán)有限公司)為母公司、以產(chǎn)權(quán)關(guān)系為紐帶管理控股(或全資)子公司的管理體制。與按《企業(yè)法》設(shè)立的公司相比，全新的公司治理架構(gòu)必然衍生新的檔案資源，產(chǎn)生新的檔案需求；全新的母子公司體制也必然帶來檔案管理體制、檔案資源權(quán)屬相應(yīng)的變化，帶來結(jié)構(gòu)調(diào)整和管理傳承等方面的一系列課題。

2、產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)調(diào)整對(duì)檔案工作的影響。國有企業(yè)的改制最本質(zhì)的是產(chǎn)權(quán)制度改革，產(chǎn)權(quán)清晰是對(duì)公司制企業(yè)的基本要求。為了做到產(chǎn)權(quán)清晰，改制企業(yè)必須對(duì)原來負(fù)無限責(zé)任的企業(yè)進(jìn)行清產(chǎn)核資，經(jīng)中介機(jī)構(gòu)評(píng)估后注入新創(chuàng)立的母、子公司。在這個(gè)過程中，公司的各原股東應(yīng)明確各自出資的范圍，辦理產(chǎn)權(quán)過戶手續(xù)；母子公司之間也要明確注入資產(chǎn)的數(shù)額和性質(zhì)，及時(shí)辦理產(chǎn)權(quán)變更手續(xù)。這些資產(chǎn)的評(píng)估、確權(quán)、過戶、變更不僅需要檔案部門提供真實(shí)可靠的原始依據(jù)，而且由于檔案是無形資產(chǎn)，需要隨公司母體參與產(chǎn)權(quán)變更過程。在國有企業(yè)實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理原則下，如何服務(wù)企業(yè)改制并保證改制前后檔案的有機(jī)聯(lián)系，成為檔案工作的必然課題。

3、管理關(guān)系變革對(duì)檔案工作的影響。現(xiàn)代企業(yè)制度下的公司治理結(jié)構(gòu)和普遍建立的董事會(huì)決策、監(jiān)事會(huì)監(jiān)督、經(jīng)理層執(zhí)行的機(jī)制徹底改變了原來企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)既是決策者又是執(zhí)行者的管理關(guān)系。如何把決策、監(jiān)督、執(zhí)行機(jī)構(gòu)在各自工作過程中產(chǎn)生的檔案分門別類地收集、整理、提供利用，成為檔案工作遇到的新問題。在新的母、子公司體制下，母公司對(duì)子公司已不再是原來意義的行政管理關(guān)系，而成為了基于股權(quán)管理和政策指引為主的新型管理關(guān)系。在行政管理權(quán)弱化的情況下，如何保證檔案管理的集中統(tǒng)一和齊全完整，也是我們必須考慮的問題。

二、改制后建筑企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的滯后

1、管理力量相對(duì)不足。受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制慣性影響，目前國有建筑企業(yè)的檔案工作仍然是以滿足企業(yè)內(nèi)部需要為主，顯示不出檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，因而難以引起單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。更有甚者在公司制改造過程中把檔案部門作為撤并、精簡(jiǎn)的首選部門，或是安排一些不具備相應(yīng)素質(zhì)的人員湊合了事，使得檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力量、作業(yè)力量以及其他投入都被弱化。

2、管理方式相對(duì)分散。由于建筑施工企業(yè)特殊的流動(dòng)性質(zhì)，產(chǎn)生檔案的項(xiàng)目和負(fù)有檔案收集、移交責(zé)任的生產(chǎn)指揮機(jī)構(gòu)經(jīng)常變動(dòng)，散存在項(xiàng)目上的檔案資料常因地域和機(jī)構(gòu)人員的變化無法保全。企業(yè)改制重組，涉及的產(chǎn)權(quán)單位和部門多，相關(guān)的程序復(fù)雜，所產(chǎn)生的檔案資料多家保管、多處存放，極易導(dǎo)致檔案資料的流失。

3、管理手段相對(duì)落后。在建筑施工企業(yè)的檔案管理中，雖然不同程度地運(yùn)用了計(jì)算機(jī)，但單機(jī)應(yīng)用的情況比較普遍，紙質(zhì)載體和手工作業(yè)為主的管理方式仍占很大比重。

4、管理制度相對(duì)缺失。改制后的建筑施工企業(yè)，對(duì)檔案工作提出了一系列的新任務(wù)和新要求。如公司治理結(jié)構(gòu)中“三會(huì)一層”的檔案如何區(qū)別管理并保持有機(jī)聯(lián)系、有相關(guān)關(guān)系但又權(quán)屬不同的檔案如何管理并保證正常利用、母子(分)公司和施工項(xiàng)目上的檔案如何集中統(tǒng)一并做到資源共享等，都需要我們認(rèn)真研究，通過建立規(guī)章制度加以規(guī)范。

三、建立適應(yīng)型國有建筑企業(yè)檔案管理體系

1、恢復(fù)健全組織體系，增強(qiáng)檔案管理力量。首先，要根據(jù)公司治理結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)的變化，調(diào)整原有的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和專兼職檔案管理隊(duì)伍，特別要注意吸收決策、監(jiān)督機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和新設(shè)部門的同志參與檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，消除系統(tǒng)性“缺位”和管理“真空”。其次，要恢復(fù)健全專門的檔案管理部門。符合國家檔案局關(guān)于建立企業(yè)檔案館條件的母公司，可以恢復(fù)或建立綜合檔案館，對(duì)全公司的檔案工作統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理，并負(fù)起日常的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查責(zé)任；子公司也要視檔案規(guī)模設(shè)立專門機(jī)構(gòu)。第三，努力提高檔案從業(yè)人員素質(zhì)。在進(jìn)口關(guān)要建立檔案崗位任職標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)選拔學(xué)有專長的人員；對(duì)現(xiàn)有人員要有計(jì)劃、有重點(diǎn)地進(jìn)行自培或送培，更新知識(shí)，增長才干。

2、探索新型管理模式，保持檔案有機(jī)聯(lián)系。首先，可以嘗試集中統(tǒng)一、區(qū)別管理的模式，即全公司的檔案工作規(guī)劃、制度規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一，但不同權(quán)屬的檔案可以區(qū)別管理。對(duì)母公司綜合檔案館而言，要集中管理權(quán)屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將檔案定期向母公司檔案館移交；同時(shí)對(duì)子公司或其他相關(guān)單位的有關(guān)檔案實(shí)行目錄管控，建立檔案的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。其次，對(duì)重組演變過程中的檔案進(jìn)行特殊處理。為方便利用，對(duì)公司兼并、合并、分立等重組所涉及的企業(yè)，具有獨(dú)立法人資格的存續(xù)企業(yè)檔案仍存原單位，重組過程中形成的檔案相關(guān)方各存一套，重組后的檔案與重組前的檔案分庫保管，業(yè)務(wù)上接受母公司檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)管；不具有法人資格的存續(xù)單位，重組前后的檔案全部移交母公司檔案部門統(tǒng)一保管；消亡企業(yè)的檔案按歸屬主體進(jìn)行集中和承繼。第三，建立責(zé)任傳導(dǎo)機(jī)制，解決檔案管理分散問題。由于檔案的產(chǎn)生過程不在檔案部門，所以要確保改制重組和各個(gè)項(xiàng)目上的檔案資料能夠完整的收集起來，必須把檔案的收集、立卷、移交責(zé)任進(jìn)行分解，并明確地傳導(dǎo)給參與改制重組的部門和所有項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)，通過責(zé)任分解，并與獎(jiǎng)懲結(jié)合，確保這部分檔案的齊全完整。

篇4

一、引言

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展,會(huì)計(jì)工作已由電算化逐步轉(zhuǎn)向了信息化,而會(huì)計(jì)檔案的管理也隨著信息化的逐步深入發(fā)生了根本性變化,財(cái)務(wù)人員借助高端信息化手段,建立起了無紙化財(cái)務(wù)信息共享資源,原來的手工記賬紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代。信息技術(shù)的飛躍發(fā)展使得傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)會(huì)計(jì)信息化的要求,如何利用和發(fā)揮會(huì)計(jì)電子檔案在現(xiàn)代管理中的特殊作用,已成為信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的重要任務(wù)。

中國石油集團(tuán)公司自2000年重組上市以來,公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算便一直采用根據(jù)自身特點(diǎn)開發(fā)的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。此后,為進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)管理水平,提高會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性以及財(cái)務(wù)報(bào)告的質(zhì)量和效率,降低會(huì)計(jì)信息生成成本,2008年起中國石油正式啟用了會(huì)計(jì)一級(jí)集中核算系統(tǒng),該系統(tǒng)在為公司經(jīng)營活動(dòng)提供強(qiáng)大數(shù)據(jù)支撐的同時(shí),也使財(cái)務(wù)管理進(jìn)一步從核算型向管理型轉(zhuǎn)變,向生產(chǎn)經(jīng)營過程和決策支持延伸。2009年中國石油又通過整合erp業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)、加油站管理系統(tǒng)、資金管理平臺(tái)等,使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更趨及時(shí)和規(guī)范,與此同時(shí),此信息系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案在使用和管理上也與原始的紙質(zhì)檔案有了質(zhì)的不同。按照四川省公司會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理的要求,信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的電子化管理還需要進(jìn)一步改進(jìn)和規(guī)范。

二、會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

中國石油四川銷售分公司陸續(xù)下發(fā)文件,不斷規(guī)范和優(yōu)化會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)檔案管理,采用匯總功能生成erp系統(tǒng)集成的會(huì)計(jì)憑證,雖然在一定程度上減少了因erp系統(tǒng)、加油站管理系統(tǒng)、資金管理平臺(tái)與fmis財(cái)務(wù)系統(tǒng)融合后,財(cái)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的較大記賬憑證數(shù)量,但總體上會(huì)計(jì)憑證數(shù)量仍然較大。以綿陽銷售分公司為例,2011年,每月平均憑證號(hào)數(shù)達(dá)2 821號(hào),雖然經(jīng)過改進(jìn)erp銷售、成本憑證匯總方式,已從原來的最高4 028號(hào)降至1 811號(hào),但憑證數(shù)量依然較大;賬簿冊(cè)數(shù)已達(dá)82本(按300頁/本計(jì)),僅“其他貨幣資金”這一科目就達(dá)到15本,每年在打印憑證、賬簿、報(bào)表等檔案上都會(huì)耗去較多資源。

在實(shí)際工作中,由于原始單據(jù)與erp系統(tǒng)集成的憑證只能事后匹配,在增加財(cái)務(wù)人員工作量的同時(shí),也常因原始單據(jù)和會(huì)計(jì)憑證存在一對(duì)多的關(guān)系,而無法張張憑證對(duì)應(yīng)匹配。雖然按規(guī)定仍需打印出紙質(zhì)檔案,但日常查賬時(shí),電子檔案的高效率早已淘汰了傳統(tǒng)的手工翻閱方式,依靠財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)先進(jìn)、高效、智能的統(tǒng)計(jì)手段已成為不可替代的常規(guī)操作,紙質(zhì)檔案的利用率明顯下降?？傮w而言,省公司的會(huì)計(jì)檔案在管理和利用方面還缺乏系統(tǒng)性、時(shí)效性和效益性,在日常經(jīng)營管理中的作用尚未得到應(yīng)有的重視,高質(zhì)量的會(huì)計(jì)檔案信息提供與現(xiàn)實(shí)公司管理活動(dòng)需求的差距正逐漸加大,無論是從微觀層面還是宏觀層面,會(huì)計(jì)檔案電子化管理都有很大的改進(jìn)和完善空間。

三、信息化下會(huì)計(jì)檔案管理新特點(diǎn)

信息化會(huì)計(jì)檔案不僅包括傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案,而且還包括用計(jì)算機(jī)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和相應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng),會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了,但磁性介質(zhì)對(duì)環(huán)境依賴性較強(qiáng),電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,因此對(duì)使用存放環(huán)境要求較高。會(huì)計(jì)電子檔案也不能同紙質(zhì)檔案一樣直接翻閱,而是需要在一定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)中進(jìn)行使用,對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)依賴性很強(qiáng),對(duì)軟件環(huán)境系統(tǒng)的配置要求也較為嚴(yán)格。

信息化會(huì)計(jì)檔案因其會(huì)計(jì)信息的數(shù)字化,便于日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表制作等,大大提高了會(huì)計(jì)檔案的利用效率,而且還便于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和其他管理系統(tǒng)的整合,使會(huì)計(jì)檔案信息資源共享,但同時(shí)也加大了會(huì)計(jì)檔案被篡改、破壞及泄密的風(fēng)險(xiǎn),因?yàn)橐晕募问酱鎯?chǔ)在計(jì)算機(jī)或其他專用存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案,極易被通過網(wǎng)絡(luò)或其他傳播方式侵入的電腦病毒感染,導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)崩潰,同時(shí),電子檔案信息高度集中,給一些惡意篡改數(shù)據(jù)的人員提供了便捷的路徑,而且電子檔案被修改后不易留下痕跡,難以使數(shù)據(jù)恢復(fù)原狀,這就使得會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)容易失真。

由于電子化會(huì)計(jì)檔案具有明顯的優(yōu)點(diǎn),同時(shí)又存在著不足的一面,如何確保會(huì)計(jì)電子檔案的安全完整,盡可能的發(fā)揮其優(yōu)勢(shì),做到“檔”盡其用,成為新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理的重中之重。

四、信息化下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的改進(jìn)

中國石油的會(huì)計(jì)信息檔案?jìng)浞葜饕缮霞?jí)完成,二級(jí)公司日常檔案管理主要是加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理和提高檔案利用水平。為充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電子檔案的服務(wù)功能,四川省公司應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)以下幾個(gè)方面工作:

(一)完善信息化會(huì)計(jì)檔案管理制度

公司應(yīng)優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境,加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理,完善風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制,并建立良好的信息溝通機(jī)制,綜合分析會(huì)計(jì)信息化條件下內(nèi)部控制的成本和效益,降低實(shí)施操作成本。目前會(huì)計(jì)檔案信息化程度增強(qiáng)后,省公司對(duì)加油站基礎(chǔ)資料進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范,出臺(tái)了《基于信息化條件下加油站會(huì)計(jì)基礎(chǔ)資料管理規(guī)范(試行)》,明確了加油站的會(huì)計(jì)檔案管理流程和管理方法,對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理流程(從憑證、賬簿、報(bào)表的打印到檔案的裝訂、保管、查閱等),雖然在《財(cái)務(wù)管理實(shí)施細(xì)則》中進(jìn)行了一定程度的規(guī)范,但還缺少具體的操作層面的制度規(guī)范。因此,應(yīng)按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定,完善公司會(huì)計(jì)信息化檔案管理制度,包括歸檔制度、保管制度、借閱制度等,這是保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)安全有效的關(guān)鍵所在。

(二)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)

以前會(huì)計(jì)檔案室里從未配備過網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,導(dǎo)致財(cái)務(wù)查賬時(shí),只能采用傳統(tǒng)方式,先在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中調(diào)出賬務(wù),找到所需憑證號(hào),再到檔案室調(diào)取相關(guān)憑證資料,這在檔案室與財(cái)務(wù)辦公地點(diǎn)距離較遠(yuǎn)的情況下,十分不便,大大影響工作效率。因此,加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè),及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,將財(cái)務(wù)系統(tǒng)與檔案存放地點(diǎn)有機(jī)結(jié)合,可以更加高效快捷的使用會(huì)計(jì)電子檔案。另外,基于檔案保管地點(diǎn)與財(cái)務(wù)人員查詢地點(diǎn)的空間性,為便于檔案查詢,在檔案管理室配備相應(yīng)硬件設(shè)備的同時(shí),如果能開發(fā)出與中石油財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接的會(huì)計(jì)電子檔案查詢系統(tǒng),財(cái)務(wù)人員就可以脫離檔案管理人員直接更快地調(diào)閱原始檔案,提高檔案的利用率。

 

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(三)加快數(shù)據(jù)集成,精簡(jiǎn)財(cái)務(wù)檔案

目前,fmis系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了通過erp進(jìn)行銷售數(shù)據(jù)的自動(dòng)集成,隨著應(yīng)用的進(jìn)一步拓展和深入,還將有更多的系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)接口向fmis集成數(shù)據(jù)。當(dāng)前,我們必須對(duì)各業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)的流程進(jìn)行再造和細(xì)化,使之與實(shí)際業(yè)務(wù)流程盡量完全匹配,確保各業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)達(dá)到集成要求。對(duì)自動(dòng)集成到fmis中的數(shù)據(jù),只要能直接在相應(yīng)的信息系統(tǒng)中查詢到的,就沒有必要再附加原始憑證,只需在憑證摘要或記賬說明中注明數(shù)據(jù)出處,逐步實(shí)現(xiàn)原始憑證的電子化,達(dá)到精簡(jiǎn)憑證數(shù)量,提高工作效率的目的。

(四)建立會(huì)計(jì)檔案管理信息平臺(tái)

根據(jù)中石油財(cái)務(wù)紙質(zhì)檔案管理規(guī)范,基于現(xiàn)有業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)和信息單據(jù)管理,為了解決當(dāng)前各個(gè)系統(tǒng)單據(jù)關(guān)聯(lián)弱、連貫性不強(qiáng)、管理不規(guī)范等問題,應(yīng)建立符合管理人員操作的檔案立體、可視、動(dòng)態(tài)、連貫、安全、完整的財(cái)務(wù)電子檔案管理信息平臺(tái)。通過這個(gè)平臺(tái),電子檔案管理操作簡(jiǎn)單易學(xué),單據(jù)傳遞可視連貫,信息數(shù)據(jù)安全保密,權(quán)限分配合理規(guī)范,會(huì)計(jì)電子檔案完全融于公司經(jīng)營管理業(yè)務(wù)之中,同時(shí)會(huì)計(jì)電子檔案管理又高度集中,由于直接采用各種電子單據(jù),減少了各類業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)。目前公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)融合,身份認(rèn)證系統(tǒng)已經(jīng)部署推廣應(yīng)用,簽名與公章全部電子化,這為我們建立和完善會(huì)計(jì)電子檔案的信息化管理打下了基礎(chǔ)。

(五)建立有效的風(fēng)險(xiǎn)防范體系,保障電子檔案信息安全

通過設(shè)置防火墻等技術(shù)手段,在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)防止不安全隱患,保證系統(tǒng)運(yùn)行安全;同時(shí),還要加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理,確保會(huì)計(jì)信息安全運(yùn)轉(zhuǎn)。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理,這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要環(huán)節(jié),也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)電子檔案的真實(shí)原始性、齊全完整性的重要保證,因此,檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性。信息化條件下,檔案管理更多的是梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程,將檔案處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容,納入工作流程,并對(duì)產(chǎn)生的檔案信息統(tǒng)一管理,所以公司必須建立會(huì)計(jì)電子檔案信息安全保障體系、設(shè)立電子檔案數(shù)據(jù)中心、建立完整的權(quán)限體系,采取內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機(jī)熱備份等措施來保證數(shù)據(jù)的安全,同時(shí)配備專人負(fù)責(zé)日常的維護(hù)管理。

(六)引入會(huì)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)

為更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),會(huì)計(jì)檔案管理不僅僅限于內(nèi)部進(jìn)行一些調(diào)整,還必須向前端的會(huì)計(jì)文件工作擴(kuò)張,這就使得實(shí)現(xiàn)文檔一體化的要求尤為迫切。文檔一體化并不是一個(gè)新的命題,然而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其重要性日益彰顯,公司如果有條件,可以引入會(huì)計(jì)檔案電子文件管理系統(tǒng)。

這里設(shè)想的系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)合二為一的管理軟件,這種系統(tǒng)是針對(duì)某一個(gè)或若干個(gè)機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)電子文件,從會(huì)計(jì)電子文件的生成開始,到電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)處理,到一部分電子文件轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)電子檔案,到會(huì)計(jì)電子檔案的管理與提供利用,到對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行遷移或銷毀為止,能夠(通過網(wǎng)絡(luò))對(duì)會(huì)計(jì)文件的整個(gè)生命周期進(jìn)行相應(yīng)控制與有效管理的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理軟件系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)能夠自動(dòng)記錄會(huì)計(jì)電子文件的元數(shù)據(jù)和各種背景信息,能夠?qū)?huì)計(jì)電子文件和會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行管理與提供利用,能夠保證會(huì)計(jì)電子文件與會(huì)計(jì)電子檔案的行政有效性和法律證據(jù)性,同時(shí)這種系統(tǒng)也能夠匯入會(huì)計(jì)紙質(zhì)文件等的管理信息并對(duì)其進(jìn)行管理。

五、結(jié)論

篇5

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理　規(guī)章制度　開發(fā)檔案資源

公司的檔案的范圍很廣，主要包括公司設(shè)立，變更的申請(qǐng)，審批，登記和終止后清算等方面的內(nèi)容；公司的董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)以及股東大會(huì)的會(huì)議資料；會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)等方面的文件報(bào)告；人力管理、法律事務(wù)等方面的文件資料；生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品生產(chǎn)、安全生產(chǎn)、能量消耗等方面的文件資料；儀器，設(shè)備，科研，技術(shù)引進(jìn)等方面的文件資料；信息，情報(bào)和黨群組織方面的文件資料；各種聲響資料包括：照片檔案，影片檔案，錄影檔案，錄像檔案等。對(duì)如此繁雜的文檔進(jìn)行有效地管理是非常重要的。

首先我們先來了解一下企業(yè)檔案管理是什么涵義？包含哪些方面？企業(yè)的檔案管理內(nèi)容主要是由兩部分組成，一部分是企業(yè)檔案的行政管理工作內(nèi)容，另一部分便是企業(yè)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)視工作內(nèi)容。前者一般是指對(duì)于企業(yè)的檔案工作實(shí)施統(tǒng)籌的規(guī)劃，統(tǒng)一制度，監(jiān)督，指導(dǎo)，組織協(xié)調(diào)等。后者一般是指對(duì)于企業(yè)文件材料的形成，積累，整理和歸檔的管理，監(jiān)督，和指導(dǎo)，以及企業(yè)檔案的收集，整理，保管，統(tǒng)計(jì)和鑒定以及對(duì)于企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用等。其實(shí)用最簡(jiǎn)潔的話概括，企業(yè)文檔管理主要包括以下幾個(gè)方面：收集歸檔，借閱，獲取資源，修改銷毀四個(gè)方面。

1.檔案收集歸檔

企業(yè)的檔案從材質(zhì)上主要分為兩類紙質(zhì)文檔以及聲像文檔。對(duì)于不同材質(zhì)的檔案進(jìn)行收集歸檔的時(shí)候需要注意的事項(xiàng)是有所不同的，應(yīng)當(dāng)區(qū)別對(duì)待。但是在很大的方面是具有共同性的。

比如各類文檔在收集歸檔的時(shí)候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必須立即追查歸檔；另外如果文件如已抽查應(yīng)有主管部門的管理人員的簽字作為認(rèn)證，文件的處理手續(xù)必須是完備的，如果發(fā)生了遺漏現(xiàn)象應(yīng)當(dāng)立即退回主管部門補(bǔ)齊；與本檔案無關(guān)的文件或者不應(yīng)該隨這次的檔案而歸檔的文件，應(yīng)當(dāng)立即退回主管部門；貴重的物品應(yīng)當(dāng)退回經(jīng)辦部門，在經(jīng)過指定保管部門的簽收后，才能將文件歸檔處理；還要建立，健全立卷歸檔的制度，要確定檔案建立的范圍，時(shí)間和保管的期限；對(duì)于一些殘缺不齊的檔案，應(yīng)當(dāng)積極采取措施，將檔案收集齊全。

除了完整性之外，檔案歸檔的時(shí)候另一個(gè)非常重要的問題便是有序性。只有當(dāng)所有的文檔以一定的規(guī)則進(jìn)行分門別類的才能夠方便以后進(jìn)行查閱。這種規(guī)則可以按照公司的規(guī)定或者管理者自身的習(xí)慣來進(jìn)行。在各個(gè)不同的類別之下再根據(jù)員工，時(shí)間，重要性等不同的小類來進(jìn)行分別存放。這樣查閱起來就顯得很方便。

最后，檔案的清潔和維護(hù)也是一項(xiàng)很重要的內(nèi)容。管理檔案的人員應(yīng)當(dāng)隨時(shí)擦拭檔案架以防止蟲蛀腐蝕，對(duì)于紙質(zhì)文檔來說要主要保持檔案室的干燥，而對(duì)于那些聲像檔案就要保證底片，膠片庫的溫度和濕度要保持在適宜的水平以防止這些材料的清晰度下降，同時(shí)磁帶庫要注意避開較大的磁場(chǎng)而且盡量注意不要用鐵皮柜，此外對(duì)于一些年代較久的底片膠片等在取用的時(shí)候要盡量保持手部的清潔。

2.檔案的借閱

公司的檔案為了方便公司員工查閱資料，是企業(yè)的公共資源，因此大家在借閱的時(shí)候都應(yīng)該注意愛護(hù)檔案，要確保檔案的完整性，不能夠私自涂改，勾畫，剪去，拆散或者損毀。同時(shí)為了防止檔案的丟失等問題的出現(xiàn)，各部門的經(jīng)辦人因業(yè)務(wù)的需求要調(diào)用檔案的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)填寫“調(diào)卷單”，經(jīng)過該部門的部門經(jīng)理同意之后向檔案的管理人員借閱，同時(shí)在檔案歸還的時(shí)候，管理人員核查無誤之后進(jìn)行歸檔“調(diào)卷單”由管理人員留存。這樣如果將來檔案出現(xiàn)了什么問題也有據(jù)可查。同時(shí)為了避免責(zé)任不清的問題，借閱者不能夠?qū)n案相互之間私自收受。

另外由于企業(yè)的檔案會(huì)涉及到商業(yè)秘密，因此對(duì)于外單位的借閱，應(yīng)該持有單位的介紹信，經(jīng)過總經(jīng)理的批準(zhǔn)之后才能借閱，而且不能夠離開檔案室，在經(jīng)過總經(jīng)理的批準(zhǔn)之后才能夠?qū)⑺膬?nèi)容帶出。但是當(dāng)政府的有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱公司的檔案的時(shí)候，公司就要給予配合和協(xié)助，這是作為公民的基本義務(wù)。

在企業(yè)的檔案管理當(dāng)中，如何從儲(chǔ)存的檔案當(dāng)中獲取有效地資源是公司要解決的一個(gè)重要的問題。如果只是簡(jiǎn)單的存放，那么便失去了檔案管理的根本意義，獲取信息需要的是專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，能夠從歷年公司的存下來的數(shù)據(jù)當(dāng)中進(jìn)行分析，挖掘出我們需要的曲線圖，更要有總結(jié)判斷能力，能夠?qū)σ呀?jīng)發(fā)生的事情的原因，影響因素進(jìn)行分析，從而指導(dǎo)以后的工作。

然而時(shí)代在進(jìn)步，隨著微電子技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)，通信技術(shù)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段在企業(yè)檔案管理中的逐步深入應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的很多理念都受到了沖擊，迫切需要探索更加科學(xué)更加先進(jìn)的檔案管理辦法。利用掃描儀等電子儀器將紙質(zhì)檔案徹底的數(shù)據(jù)化，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫方便查找，已經(jīng)不是一件新鮮的事情了。而“辦公自動(dòng)化”和“辦公無紙化”概念的提出，更是將檔案管理信息化變成了家喻戶曉的事情。

3.信息化檔案管理

企業(yè)檔案信息化就是是指企業(yè)依據(jù)法律，依靠科學(xué)的思想和管理組織方法，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等高科技技術(shù)，對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行信息化處理使得信息的收集，處理。整合，資源發(fā)掘，傳輸和應(yīng)用數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化，從而實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的資源共享，這樣便提高了企業(yè)檔案資源的利用率，為企業(yè)和社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。

數(shù)據(jù)共享是企業(yè)檔案信息化管理的一個(gè)重要的特點(diǎn)也是最大的優(yōu)點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理并不能做到這一點(diǎn)，而實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享便使得企業(yè)的各部門的配合的效率大大提高。除此之外文檔一體化的管理是企業(yè)檔案信息化管理的一個(gè)發(fā)展方向。如何使得生產(chǎn)活動(dòng)，文書處理和檔案的管理工作有效的銜接在一起，提高企業(yè)的信息處理能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息的無縫交接使我們?cè)谶M(jìn)行企業(yè)檔案信息化的過程當(dāng)中必須要時(shí)刻注意的問題。只有把信息化管理檔案和企業(yè)的其他組織活動(dòng)聯(lián)系在一起才能真正的發(fā)揮信息化檔案的魅力。

4.總結(jié)

檔案管理工作一方面可以讓企業(yè)的高層管理人員及時(shí)的了解企業(yè)的整體情況，可以為企業(yè)的決策提供有說服力的一句；另外還有利于社會(huì)上的人對(duì)于企業(yè)經(jīng)營的成果的認(rèn)同，為企業(yè)與其他有關(guān)方面進(jìn)行進(jìn)一步的合作提供讓人信服的證據(jù)。在我們國家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的歷史背景之下，做好檔案管理工作，不斷地探索和嘗試新的檔案管理手段，創(chuàng)新性的更新檔案的管理觀念，同時(shí)全面而又真實(shí)的反應(yīng)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷地提高企業(yè)管理效率具有非常深遠(yuǎn)的影響。因此做好檔案管理工作能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展，不斷地提高企業(yè)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)力。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫宗虎 王瑞勇.人力資源與行政后勤[J].人民郵電出版社，2012(14)

篇6

關(guān)鍵詞：干部檔案 現(xiàn)狀分析 發(fā)展設(shè)想

干部檔案是歷史地全面得考察了解和正確使用干部的重要依據(jù)，是我集團(tuán)公司檔案的重要組成部分。干部檔案與干部工作、干部人事制度改革精密相連，更與每名干部個(gè)人的成長和發(fā)展息息相關(guān)。

一、干部檔案的含義

（一）干部檔案的概念

干部檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)和選拔、任用干部等工作中，形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是干部檔案的重要組成部分。

（二）干部檔案的作用

1、干部檔案是維護(hù)干部合法權(quán)利的可靠憑證。最高人民法院對(duì)民事訴訟中不同證據(jù)證明力大小作出了規(guī)定，具體的排序?yàn)椋簾o證檔案大于其他證據(jù)，原始證據(jù)大于傳來證據(jù)，直接證據(jù)大于間接證據(jù)。由此可見，干部檔案具有可靠地證據(jù)作用，是澄清相關(guān)問題，維護(hù)個(gè)人權(quán)益的法律憑證。

2、干部檔案對(duì)干部人事工作有監(jiān)督把關(guān)的作用。干部檔案大多是組織人事部門形成的，涉及干部任免、考核、考察和獎(jiǎng)勵(lì)等方方面面情況。通過干部檔案能發(fā)現(xiàn)干部人事工作是不是正確執(zhí)行黨的路線方針政策，是不是符合上級(jí)主管部門規(guī)定的工作程序，干部人事工作人員是不否嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真等問題。因此干部檔案檔案成為檢查干部工作質(zhì)量和開展巡視工作、進(jìn)行廉政教育的主要依據(jù)。

二、干部檔案發(fā)展的現(xiàn)狀研究

（一）干部檔案的發(fā)展現(xiàn)狀

2013年3月集團(tuán)公司向13個(gè)控股公司下發(fā)了《關(guān)于報(bào)送人力資源工作情況的通知》，從收集的報(bào)告看集團(tuán)系統(tǒng)干部人事檔案管理大致有一下三種類型：

1、干部檔案單位管理型：秦龍公司、匯森煤業(yè)、清水川能源、金泰氯堿、水電公司、自然博物館檔案由辦公室指定專人管理，并對(duì)所屬公司檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查， 其中，匯森煤業(yè)公司總部、秦龍公司完成了主管以上員工的人事檔案審核整理工作；自然博物館建立了全員電子檔案信息庫并完成了檔案審核，工作基本實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化。

2、干部檔案委托管理型：華山創(chuàng)業(yè)公司、西部證券、金泰恒業(yè)、燃機(jī)熱電、西部證券等公司將員工檔案委托到人才交流中心管理。其中西部證券公司由于在全國分支機(jī)構(gòu)較多，為了規(guī)范人事檔案管理制訂了《西部證券股份有限公司員工檔案管理辦法》，明確了員工人事檔案通過人事的方式進(jìn)行管理，公司與各業(yè)務(wù)所在地人才交流中心建立了關(guān)系，通過人才交流中心辦理職稱評(píng)審等相關(guān)業(yè)務(wù)。金泰恒業(yè)公司建立了員工工作檔案紙質(zhì)版和電子檔案，并安排專人保管和整理；員工人事檔案，由公司委托西安市人才中心進(jìn)行管理。

3、干部檔案部分自主部分單位管理型。金信實(shí)業(yè)公司、人民大廈公司員工分為兩部分，一部分為業(yè)主管理公司人員，這部分人員檔案由公司自管；兩個(gè)公司下屬的酒店系委托外方酒店管理公司經(jīng)營管理，酒店員工屬于市場(chǎng)化招聘人員，酒店為入職工作員工建立工作檔案，員工以往檔案不調(diào)入酒店管理，員工在酒店工作的人事檔案信息屬于酒店私有信息，員工離職時(shí)不能調(diào)出。

（二）干部檔案發(fā)展的現(xiàn)存問題

1、部分單位對(duì)干部檔案工作不夠重視，沒有按規(guī)定配足專職管理人員長期依靠借調(diào)或者返聘人員開展工作。

2、未定期對(duì)人事檔案管理專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)。部分企業(yè)在檔案管理人員崗位進(jìn)行調(diào)整后，未及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致新入職人員不了解檔案管理流程，不知道如何收集材料，不懂如何認(rèn)真審核接收資料，導(dǎo)致有些信息不準(zhǔn)，手續(xù)不全，內(nèi)容不實(shí)的信息歸入檔案。

3、檔案材料收集不完整。大多數(shù)兼職人員無暇全面收集干部應(yīng)歸檔干部資料，尤其是檔案托管人才交流中心的單位，干部檔案材料不及時(shí)報(bào)送歸檔，新入職干部檔案調(diào)入不及時(shí)，發(fā)現(xiàn)問題滯后，有干部檔案出現(xiàn)人擋分離現(xiàn)象。在干部考察任用時(shí)，無法通過干部檔案全面了解干部的成長經(jīng)歷和各方面的情況，不能依靠檔案記載和現(xiàn)實(shí)考察做綜合分析并作出比較全面準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，干部檔案作為了解干部的重要依據(jù)的作用發(fā)揮不明顯。

三、干部檔案的發(fā)展設(shè)想

（一）加強(qiáng)檔案專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)

2013年8月15日，集團(tuán)公司組織控股公司參加了陜西省委組織部召開的全省干部人事檔案工作培訓(xùn)會(huì)議，對(duì)部分控股公司人力資源部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及專管人員進(jìn)行了檔案理論、檔案制度、檔案審核及信息化管理培訓(xùn)。

（二）配足并培養(yǎng)管擋干部隊(duì)伍

凡是干部配備比較充足、培養(yǎng)和管理機(jī)制比較健全的公司，干部檔案工作管理做都較好，因此，建議各單位人事部門的新進(jìn)人員，首先安排做干部檔案工作，經(jīng)過一段時(shí)間歷練之后，再輪換去從事干部人事工作，這樣有利于他們熟悉組織人事工作的全過程。有了干部檔案管理方面的經(jīng)歷，對(duì)他們將來考察干部中，能主動(dòng)在形成材料時(shí)把好審核關(guān)，形成的材料就會(huì)更規(guī)范、更嚴(yán)謹(jǐn)。這樣既給管擋人員一個(gè)好的職業(yè)規(guī)劃，又能使檔案管理工作吸引更多人才，推進(jìn)檔案管理工作。

（三）制定公司干部檔案任前審核制度和干部任職公示信息審核制度

一是按照省委組織部要求繼續(xù)嚴(yán)格執(zhí)行干部檔案任前審核制度和責(zé)任追究制度，制定實(shí)施細(xì)則，真正將通知精神落到實(shí)處，切實(shí)做到發(fā)現(xiàn)干部信息有異議的要立刻進(jìn)行查核，在沒有核準(zhǔn)之前一律不得公示，也不得任職。另一個(gè)是審核把關(guān)不嚴(yán)造成公示星系不準(zhǔn)確的要追究有關(guān)人員責(zé)任，要通過嚴(yán)格把關(guān)，形成各方面高度重視檔案工作的良好氛圍。要把檔案管理工作列入集團(tuán)公司年度考核內(nèi)容。

四、結(jié)論

干部檔案規(guī)范化建設(shè)對(duì)合理任用干部，推動(dòng)人事制度改革具有重要意義，但是國內(nèi)目前干部檔案管理尚不完善，干部檔案管理規(guī)范化的道路依舊任重道遠(yuǎn)，需要深入了解發(fā)展現(xiàn)狀以提出解決方案，推動(dòng)干部檔案規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞:私營企業(yè);檔案管理

中圖分類號(hào):F208 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B文章編號(hào):1009-9166(2010)017(C)-0252-01

檔案是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研、經(jīng)營等活動(dòng)全面反映的真實(shí)記錄。對(duì)于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層而言,檔案是他們了解企業(yè)經(jīng)營狀況和調(diào)整企業(yè)戰(zhàn)略的重要依據(jù);同時(shí)檔案也是社會(huì)各界了解企業(yè)經(jīng)營成果的重要依據(jù)。強(qiáng)化企業(yè)檔案管理對(duì)提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力,促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展有著不容忽視的作用。因此,企業(yè)全方位、多角度入手,強(qiáng)化檔案管理。

一、強(qiáng)化管理意識(shí)

科技發(fā)展帶動(dòng)行業(yè)革命,隨著企業(yè)檔案管理手段的革新,為了適應(yīng)全新的管理模式,企業(yè)檔案管理部門必須解放思想,采取積極有效的措施,提升全體員工的檔案意識(shí):首先通過大力對(duì)檔案管理正面和負(fù)面案例的對(duì)比宣傳,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí),增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視。其次是要通過各種形式的培訓(xùn),使領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理的重要性、基本內(nèi)容、注意事項(xiàng)。

二、完善管理機(jī)制

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分之一。企業(yè)要想取得長足的發(fā)展,完善企業(yè)檔案管理的機(jī)制勢(shì)在必行。首先,要為檔案管理創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件,加大資金的投入,從硬件設(shè)施上給予足夠的支持;其次,要依照相關(guān)的法律法規(guī)建立檔案,堅(jiān)決貫徹執(zhí)行《檔案法》,將檔案管理制度落到實(shí)處,改變傳統(tǒng)檔案管理中分散管理,多處存放的模式,將公司的一切檔案集中統(tǒng)一管理。再次,是要從實(shí)際出發(fā),制定合理的檔案工作發(fā)展計(jì)劃,并按一定步驟,逐步實(shí)施。結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際,將檔案管理工作的重點(diǎn)放在如何利用檔案信息為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營服務(wù)上。最后,建立健全激勵(lì)機(jī)制,全面調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性,將檔案管理的成效與工作人員的薪資、提干、評(píng)優(yōu)等掛鉤。

三、更新管理手段

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,檔案管理的手段也是日新月異,同時(shí),市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈漸激烈,也使企業(yè)對(duì)檔案信息的需求不斷增加。在信息時(shí)代,為了給企業(yè)發(fā)展提供更新、更全、更準(zhǔn)的檔案信息,檔案管理部門必須加快檔案管理的信息化進(jìn)程,大膽采用各種先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段,做好企業(yè)發(fā)展的“信息參謀”。

四、樹立信息服務(wù)理念

隨著社會(huì)信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,信息用戶對(duì)信息服務(wù)也有了越來越高的要求。因此,企業(yè)檔案管理人員必須樹立起主動(dòng)服務(wù)的理念,積極利用技術(shù)手段,歸納總結(jié),將信息資源的及其相關(guān)的信息轉(zhuǎn)變、制作成信息產(chǎn)品。信息服務(wù)具體來說需要檔案管理部門做好以下幾點(diǎn):一是要充分考慮客戶的信息利用需求,為客戶建立專門的信息服務(wù)平臺(tái),使用戶的信息使用更加簡(jiǎn)單,便捷;二是要對(duì)收集的檔案信息進(jìn)行歸納整理,進(jìn)行深加工,制作成簡(jiǎn)單易查的信息庫,使領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門可以快速、準(zhǔn)確的查找相關(guān)信息;三是要加快遠(yuǎn)程信息系統(tǒng)的建設(shè),為有需求的用戶提供遠(yuǎn)程信息服務(wù)。

五、加強(qiáng)人員培訓(xùn)

無論什么工作,它的操作者都是人,就企業(yè)檔案管理而言,企業(yè)檔案管理人員的工作能力和綜合素質(zhì)直接影響著企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量水平。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該把提高員工綜合素質(zhì)和工作能力當(dāng)成重點(diǎn)任務(wù)來抓。為了完成這一目標(biāo),企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)力度:首先,企業(yè)可以在檔案管理部門舉辦專門檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班,使員工掌握檔案管理工作中的各種辦公設(shè)備和相關(guān)的辦公軟件應(yīng)用;其次,組織檔案管理人員與友好企業(yè)的同行進(jìn)行業(yè)務(wù)上的經(jīng)驗(yàn)交流,互通有無;再次,鼓勵(lì)檔案管理人員自學(xué),企業(yè)出資為檔案管理人員配置相應(yīng)的行業(yè)書籍、軟件,為檔案管理人員的自學(xué)提供便利;最后,定期對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行考核,將考核結(jié)果列為員工加薪、升職的重要考察因素,刺激檔案管理人員提升自我的業(yè)務(wù)水平。

總之,檔案是企業(yè)的“信息參謀”,企業(yè)檔案管理工作的好壞直接關(guān)系著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制定企業(yè)發(fā)展計(jì)劃的正確性,關(guān)系著社會(huì)各界對(duì)企業(yè)經(jīng)營成果認(rèn)識(shí)的真實(shí)性。一個(gè)成功的企業(yè),離不開成功的企業(yè)檔案管理,檔案工作要跟上時(shí)代的發(fā)展,要努力為企業(yè)的發(fā)展提供信息支持。

作者單位:四川省華芝房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司

作者簡(jiǎn)介:胡世明(1971.09― ),男,四川省攀枝花市,職稱:館員,學(xué)歷:大專,研究方向:檔案管理。

參考文獻(xiàn):

篇8

一、集團(tuán)公司文檔管理的三個(gè)階段

公司的文檔管理起步于2005年，總結(jié)起來。大體上經(jīng)歷了三個(gè)階段：做檔案、管檔案和開發(fā)檔案資源提高管理效能。

1、“做檔案”階段

2005到2007年，這是公司檔案管理的初級(jí)階段。這一階段主要是根據(jù)國家和行業(yè)檔案和資料管理的要求收集整理工程資料，從事文檔管理的人員基本上是非專業(yè)人員，也未獲得相關(guān)的崗位任職資質(zhì)證明，也沒有明確專職檔案管理的組織和人員，檔案管理的制度處于形成期，公司沒有有效地樹立起檔案管理理念，對(duì)文檔人員的工作要求是把文件收齊，工作目標(biāo)是文件資料、交工資料在格式上要滿足規(guī)范的要求，內(nèi)容上要完整，簽署要符合程序。

2、”管檔案”階段

2008到2009年，這一階段項(xiàng)目檔案基本形成，同時(shí)隨著項(xiàng)目竣工驗(yàn)收提上工作日程，項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收作為一項(xiàng)主要工作列入工作計(jì)劃，成立了檔案管理的組織機(jī)構(gòu)，完善了檔案管理的制度，通過定期的報(bào)告制度檢查項(xiàng)目檔案收集整理和歸檔的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)。

為了滿足公司多項(xiàng)目管理和分公司檔案管理的新形勢(shì)，定制多全宗B／S架構(gòu)電子檔案管理系統(tǒng)。除了對(duì)部分專職檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)外，還請(qǐng)專家對(duì)部門領(lǐng)導(dǎo)和全體文控人員進(jìn)行培訓(xùn)，這期間全員的檔案意識(shí)明顯加強(qiáng)。在建立電子檔案的過程中，明確部門經(jīng)理是第一負(fù)責(zé)人，要求部門將檔案工作作為部門工作內(nèi)容之一，在部門經(jīng)理負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)上，指定專人負(fù)責(zé)文檔工作，這樣從公司檔案領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案管理部門、檔案組到各部門檔案負(fù)責(zé)人和具體負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)的工作人員，形成了公司檔案管理的網(wǎng)絡(luò)。同樣，在項(xiàng)目上由公司檔案組派駐項(xiàng)目部成立項(xiàng)目文檔中心，項(xiàng)目部成立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，項(xiàng)目各部門和項(xiàng)目組設(shè)專職文控崗位，各承包商設(shè)專職文控崗位，形成了項(xiàng)目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這一階段逐漸有意識(shí)地對(duì)檔案從產(chǎn)生、形成到通過驗(yàn)收的整個(gè)過程進(jìn)行管理。

3、“開發(fā)檔案資源，提高管理效能”階段

從2009年末通過邀請(qǐng)國家檔案局和地方檔案局的專家對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)以后，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)已經(jīng)不再局限于檔案管理本身，文檔工作中所反映出的問題已經(jīng)不是文檔管理本身的問題，而是通過文檔檢查反映出項(xiàng)目管理和公司管理其他方面的問題，涉及公司管理和項(xiàng)目管理的各個(gè)方面，包括質(zhì)量管理、技術(shù)管理、安全管理、采購管理等，反映出公司在質(zhì)量體系運(yùn)行過程中的問題，反過來說，公司管理和項(xiàng)目管理過程中存在的問題，可以非常直觀、具體地反映在所形成的文檔中，在形成的文檔中都會(huì)有非常清楚的印記，可以形象地做個(gè)比喻，文檔資料是公司管理和項(xiàng)目管理水平的“指示器”。這一“指示器”既可以指示公司管理和項(xiàng)目管理某一項(xiàng)具體活動(dòng)規(guī)范程度，也可以指示公司各部門、各項(xiàng)業(yè)務(wù)，甚至整個(gè)項(xiàng)目管理和公司管理的控制程度。

二、“開發(fā)檔案資源。提高管理效能”有效、有序開展

1、堅(jiān)持檔案管理的績(jī)效制度

對(duì)于管理類的工作，如何考核其績(jī)效，至今仍是管理學(xué)研究的一個(gè)主要課題。而文檔資料既然能從一個(gè)側(cè)面清楚具體地反映管理過程，當(dāng)然可以作為衡量和考核公司管理和項(xiàng)目管理的一個(gè)有效渠道。同時(shí)通過文檔資料來考核管理績(jī)效，也豐富和發(fā)展了公司管理的有效性，并且這種考核方法具有可視性、可量化和責(zé)任明確的特點(diǎn)。這種考核辦法相比較其他定性的、主觀的、間接的和不確定的考核辦法，來得更直接、更客觀和更公正透明。

2、檔案通過工程建設(shè)和項(xiàng)目管理過程產(chǎn)生資產(chǎn)增值

作為工程公司，有各種各樣的資源，包括人力資源、資金資源、市場(chǎng)資源、自然資源、政策資源和文檔資源等。這些資源通過公司管理和項(xiàng)目管理的過程形成了三種形式的資產(chǎn)：實(shí)體資產(chǎn)、財(cái)務(wù)資產(chǎn)和過程資產(chǎn)。過程資產(chǎn)中最重要的是文檔資產(chǎn)，文檔資產(chǎn)以檔案通過國家檔案局的專項(xiàng)驗(yàn)收后，整體移交給用戶，同時(shí)在過程中形成的管理類文件，處理各種技術(shù)、質(zhì)量和管理問題的記錄，項(xiàng)目結(jié)束時(shí)形成的各種總結(jié)報(bào)告，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)交流報(bào)告，各類檢查形成的整改清單和糾正措施報(bào)告，生產(chǎn)單位在驗(yàn)收時(shí)提出的驗(yàn)收意見和整改要求，在試生產(chǎn)過程中反映出來的工程設(shè)計(jì)，施工和制造質(zhì)量問題等，各個(gè)專項(xiàng)驗(yàn)收過程中政府或者第三方提出的驗(yàn)收意見和整改要求等，作為重要的過程資產(chǎn)留在工程公司。在這樣一個(gè)資源整合轉(zhuǎn)化和資產(chǎn)形成轉(zhuǎn)移的過程中，只有作為過程資產(chǎn)的文檔資料是留給工程公司的，并且這種資產(chǎn)，隨著不斷地積累和豐富，不斷的優(yōu)化和提煉，會(huì)形成一種取之不盡，用之不竭的資源。三種資產(chǎn)形成和轉(zhuǎn)移的過程可以用圖1示來形象地表示：

三種資產(chǎn)的表現(xiàn)形式不同，其實(shí)質(zhì)內(nèi)容要一一對(duì)應(yīng)。實(shí)體資產(chǎn)和固定資產(chǎn)最終移交給用戶，只有人力資源和作為過程資產(chǎn)的文檔資料留在了工程公司，由此可以看出對(duì)于工程公司，文檔資料是除了人力資源之外的第二資源，也是通過工程建設(shè)和項(xiàng)目管理的過程所產(chǎn)生的資產(chǎn)增值。

3、如何開發(fā)與利用檔案資源，提高管理效能

如何有效地開發(fā)和利用檔案這一寶貴資源，為工程公司的公司管理和項(xiàng)目管理服務(wù)，全面提升管理效能，我們主要從三個(gè)方面進(jìn)行強(qiáng)化、指導(dǎo)，不斷豐富完善、有效管理維護(hù)和開發(fā)利用。

(1)工程公司后續(xù)項(xiàng)目檔案工作“三步走”。首先對(duì)于工程公司的后續(xù)項(xiàng)目，在項(xiàng)目啟動(dòng)階段進(jìn)行文檔管理策劃，明確項(xiàng)目文檔管理的內(nèi)容和范圍，對(duì)于每一項(xiàng)內(nèi)容明確責(zé)任人、歸檔時(shí)間、份數(shù)和檢查計(jì)劃，建立文檔管理的組織網(wǎng)絡(luò)。其次召開文檔管理啟動(dòng)會(huì)，會(huì)上對(duì)項(xiàng)目文檔管理策劃進(jìn)行介紹和交底，對(duì)管理要求進(jìn)行澄清，對(duì)責(zé)任進(jìn)行落實(shí)，同時(shí)根據(jù)溝通情況修改完善文檔管理策劃，并要求項(xiàng)目文控人員對(duì)承包商進(jìn)行交底和澄清。第三步是按照檢查計(jì)劃進(jìn)行定期檢查，檢查除了查文檔管理本身的工作質(zhì)量外，更重要的是通過檢查文檔來發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目管理過程中存在的其他管理問題，將檢查結(jié)果發(fā)給項(xiàng)目相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任部門并要求限期對(duì)查處的問題進(jìn)行封閉，形成封閉報(bào)告，封閉報(bào)告除了對(duì)查出的文檔管理問題進(jìn)行整改外，要求對(duì)產(chǎn)生問題的原因進(jìn)行分析，并制定消除產(chǎn)生原因的應(yīng)對(duì)措施。第四是在年底對(duì)歷次檢查結(jié)果的封閉情況進(jìn)行考評(píng)，一方面是對(duì)文檔管理的績(jī)效進(jìn)行考評(píng)，更重要的是對(duì)項(xiàng)目管理的相關(guān)方面進(jìn)行考評(píng)，并形成改進(jìn)措施意見方案，并作為下一年度績(jī)效考核的輸入。由此形成一個(gè)以文檔管理為切入點(diǎn)，提升整個(gè)項(xiàng)目管理水平的PDCA循環(huán)。

(2)明確歸檔要求、強(qiáng)調(diào)責(zé)任到人。對(duì)于公司管理采取類似的循環(huán)，在年初明確各部門電子文檔和紙質(zhì)文檔的歸檔范圍、責(zé)任人、歸檔時(shí)間、歸檔要求，這些作為對(duì)部門績(jī)效考核的內(nèi)容之一。根據(jù)檢查計(jì)劃定期進(jìn)行檢查或者抽查，檢查結(jié)果反饋給責(zé)任單位和責(zé)任人。由責(zé)任單位對(duì)查處的問題進(jìn)行逐條封閉，并對(duì)問題產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。據(jù)此考評(píng)部門文檔管理和部門管理的績(jī)效，并持續(xù)改進(jìn)。

篇9

但是，近幾年來，會(huì)計(jì)檔案非法隱匿、銷毀的案件時(shí)有發(fā)生，許多重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件也都涉及會(huì)計(jì)檔案，在規(guī)范證券市場(chǎng)的過程中也發(fā)現(xiàn)不少關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理不善的問題，使原本就不完善的會(huì)計(jì)檔案管理體系的許多問題不斷浮出水面。如何改善會(huì)計(jì)檔案的管理，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息資源的開發(fā)和利用，為提高企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)價(jià)值服務(wù)，是本文關(guān)注的焦點(diǎn)。

一、會(huì)計(jì)檔案保管工作的現(xiàn)狀

目前，大部分企業(yè)過于注重經(jīng)濟(jì)效益，忽視了會(huì)計(jì)檔案的保管工作。盡管會(huì)計(jì)檔案的作用無庸質(zhì)疑，然而在會(huì)計(jì)檔案保管的實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問題，主要反映在以下一些方面：

1．會(huì)計(jì)檔案保管制度不健全

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！钡珦?jù)筆者調(diào)查所知，多數(shù)公司除了建立健全財(cái)會(huì)等崗位人員的會(huì)計(jì)制度外，很少或根本沒有建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管查閱和銷毀等管理制度。

由于沒有建立這些制度，就會(huì)造成會(huì)計(jì)檔案管理的不規(guī)范、責(zé)任的不明確。有的公司雖設(shè)有檔案室，由公司指定專門人員管理檔案，但公司的財(cái)務(wù)部門卻自己保管會(huì)計(jì)檔案，并不向檔案室移交。有的公司并未設(shè)檔案室，所以由財(cái)務(wù)部門自己保管會(huì)計(jì)檔案，但是，在公司會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部沒有指定專人保管會(huì)計(jì)檔案。這種情況下，實(shí)際上是財(cái)務(wù)部根據(jù)分工的不同，由誰經(jīng)手的會(huì)計(jì)檔案便由誰保管，比如報(bào)表就由做報(bào)表那個(gè)會(huì)計(jì)保管，制憑證的那個(gè)會(huì)計(jì)就保管憑證等等。導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案被零散地保管在會(huì)計(jì)人員個(gè)人手中。

2．會(huì)計(jì)檔案隨意丟失、損毀的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生

這種現(xiàn)象主要發(fā)生于單位的合并、再合并。合并后原單位的會(huì)計(jì)人員由于工作內(nèi)容可能發(fā)生變更，無力談檔案保管，而新單位也因?yàn)橹匾暡粔?，?zé)任心不強(qiáng)，極易忽視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，容易給別有用心的人故意損毀會(huì)計(jì)檔案的機(jī)會(huì)。

3．檔案銷毀工作不及時(shí)，出現(xiàn)“儲(chǔ)藏式”保管

將所有會(huì)計(jì)檔案全部一并保管，但常年無人問津，不能按規(guī)定銷毀，使許多失去價(jià)值信息的會(huì)計(jì)檔案占用大量資源，造成資源浪費(fèi)。其形成原因一般是當(dāng)事的會(huì)計(jì)人員唯恐落下“不規(guī)”之嫌疑而不愿意提出銷毀建議，其他人員則有事不關(guān)已的思想，因此形成無人牽頭銷毀會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)狀。

二、會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀的成因分析

會(huì)計(jì)檔案管理記錄和總結(jié)了公司的財(cái)務(wù)運(yùn)作情況和各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來，利于公司對(duì)財(cái)政進(jìn)行預(yù)算，促進(jìn)公司長期平穩(wěn)發(fā)展。針對(duì)上文提到的會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，筆者總結(jié)了出現(xiàn)這些問題的原因。

1．對(duì)會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)實(shí)作用缺乏客觀認(rèn)識(shí)

其一，會(huì)計(jì)檔案涵蓋的是過去一定時(shí)期的經(jīng)濟(jì)信息，由于會(huì)計(jì)核算的繼承性和連續(xù)性，它對(duì)當(dāng)前的會(huì)計(jì)核算有不可替代的作用，對(duì)未來的財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)和會(huì)計(jì)管理有著信息支持的作用，此外作為檔案的根本功能——憑證功能，也為企業(yè)在經(jīng)濟(jì)糾紛或反傾銷應(yīng)訴中挽回或降低損失發(fā)揮著舉足輕重的作用。而大多數(shù)企業(yè)并未意識(shí)到這點(diǎn)，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案只是過期的“船票”，除了外部審計(jì)和行政檢查以外，無法為企業(yè)帶來任何經(jīng)濟(jì)效益，這種短期、片面的認(rèn)識(shí)造成了會(huì)計(jì)檔案管理的混亂。

其二，缺乏面對(duì)現(xiàn)實(shí)、敢于創(chuàng)新的觀念。會(huì)計(jì)檔案管理工作本身就比較單調(diào)瑣碎，而且有的企業(yè)并沒有專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，更談不上對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息的加工和增值信息的生產(chǎn)，會(huì)計(jì)檔案利用工作舉步維艱已是客觀現(xiàn)實(shí)，我們卻沒有勇氣面對(duì)，不能從主觀上查找自身存在的問題，以提高工作能力來應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)。

2．措施單一

如何做好檔案利用工作，有的企業(yè)建立了有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、鑒定、保管等一系列工作規(guī)范，上述這些措施雖有一定成效，卻不能從根本上解決問題，其原因是這些措施都是只在圍繞會(huì)計(jì)檔案本身做文章。然而，會(huì)計(jì)檔案參與管理和支持決策的作用發(fā)揮并不明顯，會(huì)計(jì)檔案利用工作仍然具有巨大的挖掘潛力。這些作用的實(shí)現(xiàn)有賴于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的完善、計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的提高、管理層觀念的轉(zhuǎn)變以及會(huì)計(jì)人員自身素質(zhì)的提高。

三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案保管工作的優(yōu)化對(duì)策

會(huì)計(jì)檔案為企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部微觀管理、提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提供準(zhǔn)確的原始數(shù)據(jù)。因此，必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保管工作。

1．優(yōu)化對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的收集與整理

由于會(huì)計(jì)程序執(zhí)行過程中的誤差或會(huì)計(jì)檔案管理制度的不健全，有些會(huì)計(jì)檔案資料并未按正常程序歸檔，而是散見于某些部門或個(gè)人手中。因此，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的歸類整理與保管，有利于企業(yè)相關(guān)信息的長期利用。

會(huì)計(jì)檔案的整理是會(huì)計(jì)檔案管理有序化工作的開端，按會(huì)計(jì)檔案立卷模式的不同可以從以下三種思路對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理：（1）年度-形式-保管期限：即首先按年度將會(huì)計(jì)檔案分類，然后以憑證、賬簿、報(bào)表、重要的經(jīng)濟(jì)合同、會(huì)議記錄、外部會(huì)計(jì)資料等類別劃分，最后按規(guī)定的保管期限再分別整理。這種思路適用于只有一個(gè)會(huì)計(jì)類型的單位，其優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)便易行，便于查找利用；（2）年度-保管期限-組織機(jī)構(gòu)-形式：這種思路適用于擁有多個(gè)分支核算單位的組織，它能清楚地反映會(huì)計(jì)檔案形成的部門，體現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案的完整性；（3）年度-會(huì)計(jì)類型-形式：如果某企業(yè)組織采取多角化經(jīng)營，存在不同的會(huì)計(jì)核算類型，選用這種思路比較恰當(dāng)，它能反映不同性質(zhì)會(huì)計(jì)活動(dòng)的內(nèi)在聯(lián)系，體現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)性。

2．建立健全會(huì)計(jì)檔案規(guī)章制度，開展會(huì)計(jì)檔案鑒定和銷毀工作

首先，只有建立并逐步健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、鑒定和銷毀等管理制度，才能規(guī)范會(huì)計(jì)檔案工作，明確目標(biāo)職責(zé)，使會(huì)計(jì)檔案的管理有章可循。會(huì)計(jì)部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，并移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。

其次，逐步開展鑒定和銷毀工作。對(duì)已經(jīng)到保管期限的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等進(jìn)行鑒定，在鑒定中除按照本單位制定的規(guī)章制度外，還應(yīng)遵循會(huì)計(jì)檔案的鑒定原則。對(duì)已經(jīng)到期應(yīng)該銷毀的會(huì)計(jì)檔案，不能過于謹(jǐn)慎，當(dāng)毀則毀。

最后，可以根據(jù)企業(yè)自身的具體情況，完善會(huì)計(jì)檔案的保管設(shè)施，給會(huì)計(jì)檔案創(chuàng)造好的保管條件。

篇10

關(guān)鍵詞：檔案 信息化 保密

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1008-925X(2012)O9-0088-01

一、概述

近年來，檔案信息化工作逐漸受到各行各業(yè)的重視，而檔案信息化的關(guān)鍵是檔案信息資源的關(guān)聯(lián)應(yīng)用，而檔案信息資源的關(guān)聯(lián)的應(yīng)用肩負(fù)著為企業(yè)轉(zhuǎn)型和精確化管理提供信息支撐的重大責(zé)任。

在國內(nèi)對(duì)于實(shí)施檔案信息管理系統(tǒng)，在其他行業(yè)已經(jīng)取得了許多經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。能源企業(yè)如何建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)并保護(hù)檔案信息秘密值得展開探索。面對(duì)全新的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化環(huán)境，電子文件的接收、存儲(chǔ)、保管、利用以及電子文件的完整性、真實(shí)性等都帶給傳統(tǒng)“實(shí)體檔案”管理模式以巨大的沖擊，如何充分利用信息化技術(shù)，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，更快、更好的提供服務(wù)是擺在我們面前的緊迫任務(wù)，在當(dāng)前這個(gè)高速發(fā)展的信息時(shí)代，檔案信息具有很高的價(jià)值，檔案信息安全也成為重中之重。檔案信息在流動(dòng)傳播過程中，由于網(wǎng)絡(luò)的不安全性及信息系統(tǒng)自身的漏洞，給黑客的入侵、病毒傳染、信息的非法竊取等提供了可乘之機(jī)，使得網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全極端脆弱，也給國家安全和企業(yè)的利益帶來了極大的損失。所以檔案信息化建設(shè)中的保密管理也就成為我們當(dāng)前面臨的新的難題。

二、對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)保密管理工作的認(rèn)識(shí)

對(duì)于檔案信息化建過程中的保密管理工作我們要把它當(dāng)作一件關(guān)系企業(yè)生存、發(fā)展的大事來對(duì)待。首先要在思想上重視、觀念上創(chuàng)新。保密管理工作是企業(yè)信息化建設(shè)的根本保障，它對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)信息資源保護(hù)、避免無謂失密泄密損失、實(shí)現(xiàn)健康平衡發(fā)展起到重要作用。

通過調(diào)研及探討并結(jié)合一些企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，我們發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在在推動(dòng)信息化建設(shè)過程中做好保密管理工作，應(yīng)注意克服兩種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)：一是不重視安全保密管理工作，片面強(qiáng)調(diào)企業(yè)信息化建設(shè)是應(yīng)用第一，把安全保密管理工作放在從屬地位；二是對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)采取因噎廢食的做法，認(rèn)為既然企業(yè)信息化建設(shè)不安全，不如不搞企業(yè)信息化，拒絕利用現(xiàn)代電子技術(shù)的發(fā)展為提升企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理水平服務(wù)。

三、當(dāng)前能源企業(yè)檔案管理模式及存在問題

目前檔案管理的模式主要是采用電子和手工并行的管理模式，包括檔案的接收、整理、保管、利用等，在保存電子檔案的同時(shí)，按照國家的有關(guān)規(guī)定同時(shí)手工整理實(shí)體檔案歸檔。

（一）當(dāng)前的文書檔案管理系統(tǒng)主要使用OA系統(tǒng)，目前通過OA系統(tǒng)，保證了公文的正常規(guī)范流轉(zhuǎn)和歸檔，而其他形式的檔案材料在移交檔案部門時(shí)盡可能提供電子文件，基本做到了檔案的電子化；隨著公司的發(fā)展，現(xiàn)在使用的OA系統(tǒng)并不能完全適應(yīng)檔案工作需求，其引發(fā)的問題還有可能導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。

（二）檔案存儲(chǔ)模式

當(dāng)前檔案業(yè)界還是支持以紙張為主要的存儲(chǔ)介質(zhì)。集團(tuán)不僅需要解決部分紙質(zhì)材料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理，還需要解決企業(yè)日益增長的聲音信息、視頻信息等檔案信息資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理。

（三）檔案查詢模式

在手工查詢檔案信息的檢索過程中，檢索流程為：查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案檔號(hào)信息查到檔案在庫房的存放地址，然后通知庫房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)。紙質(zhì)文件給檢索調(diào)閱帶來了困難，且在此過程中，查詢的途徑不夠全、查全率、查準(zhǔn)率低，容易出現(xiàn)文件丟失、損壞或無法找到所需的資料；而電子檔案信息資源在交換、流動(dòng)、分析、事例、開發(fā)、提煉、創(chuàng)新過程中的安全保密管理不到位使得檔案管理人員難以充分的利用業(yè)務(wù)檔案資源向公司各級(jí)部門提供良好的服務(wù)。

四、企業(yè)集團(tuán)整體建設(shè)檔案信息保密技術(shù)防范

集團(tuán)式管理的企業(yè)，下屬機(jī)構(gòu)眾多且層次復(fù)雜，涉及多元化行業(yè)，分布地域廣泛。并且各所屬機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)重點(diǎn)不同，檔案管理的重點(diǎn)及管理特性也不同，各機(jī)構(gòu)都設(shè)有獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，相對(duì)獨(dú)立地對(duì)本機(jī)構(gòu)的檔案進(jìn)行管理和利用。

集團(tuán)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)所屬機(jī)構(gòu)與總部檔案系統(tǒng)檔案信息的互聯(lián)互通。根據(jù)總部及所屬機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)情況，信息化系統(tǒng)建設(shè)模式，程度以及系統(tǒng)維護(hù)能力等不同的情況，部署可支持既集中又分布的混合式建設(shè)方案。同時(shí)在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)之初就統(tǒng)一考慮和規(guī)劃信息保密管理的技術(shù)防范問題要使信息系統(tǒng)的技術(shù)防范和管理與企業(yè)信息化發(fā)展實(shí)現(xiàn)“同步設(shè)計(jì)、同步建設(shè)、同步投入使用”。使安全保密技術(shù)檢查能力在企業(yè)信息化建設(shè)過程中不斷的得到加強(qiáng)和提高。

檔案信息化系統(tǒng)工程建設(shè)中各類軟、硬件系統(tǒng)的研制、開發(fā)和安裝，必須符合保密管理要求，做到防泄密、防竊密。涉及保密的檔案信息化系統(tǒng)工程所采取的安全保密措施應(yīng)與所處理信息的密級(jí)管理要求相一致，并按其最高密級(jí)的防護(hù)要求進(jìn)行防護(hù)。承擔(dān)檔案信息化系統(tǒng)工程建設(shè)的系統(tǒng)集成、綜合布線、軟件開發(fā)、服務(wù)咨詢及工程監(jiān)理等單位，必須通過檔案行政管理部門和保密工作部門的保密審查。檔案信息化系統(tǒng)工程不得交由境外機(jī)構(gòu)或人員承建。涉及國家秘密信息的檔案計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的承建單位，必須具有《涉及國家秘密的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成資質(zhì)證書》。檔案信息化系統(tǒng)工程建設(shè)的保密管理實(shí)行審核備案制度。

五、加強(qiáng)管理是做好企業(yè)檔案信息保密工作的關(guān)鍵