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摘要：我國高校管理工作中學生工作是重中之重，而學校財務工作則是保證學校其他工作順利展開的前提，因此學生收費工作既是學生管理的重點難點，又是學校財務管理工作的一個重要內容，應當尤為重視。為符合國家發(fā)展需要，高職院校轉設為高職本科提上日程。老舊收費系統(tǒng)以及收費方式已經不能夠滿足高職院校學生收費需求，需要結合數據技術發(fā)展促進高校學生收費管理的自動化、規(guī)范化和信息共享，實現整個收費過程的公開透明，提高收費工作效率，為未來的轉設打下基礎。

關鍵詞：轉設；收費管理；學生管理

一、高職院校發(fā)展現狀

國務院頒布“職教二十條”以來，我國職業(yè)教育開始加速發(fā)展。2019年以來，教育部批準27所學校的本科層次職教辦學。2021年，教育部設置247個高職本科專業(yè)，正式建立本科層次職業(yè)教育專業(yè)設置管理的國家制度。目前，高職院校為順利轉設為高職本科院校，需要提高教學水平、擴大師資力量、優(yōu)化服務水平。學生收費工作就是其中不可缺少的一個環(huán)節(jié)。可以預見，轉設會帶來招生人數的擴大，收費項目的增加，對于高校財務部門而言，學生入學的相關項目收費工作會變得日益復雜與繁重。同時，大專三年制與本科四年制的學費銜接轉換工作也是一個難點。因此，要充分利用現代信息技術手段和數據處理程序，合理優(yōu)化收費管理流程，提高院校管理水平和收費效率，為未來的轉設打下堅實基礎。

二、“J”高職院校學費管理工作現狀

（一）收費形式由低效走向智能?！癑”高職院校在2019年之前，都是通過銀行定時代扣代繳學費，或者POS機刷卡進行學費收繳工作。每當新生開學報到，大量沒有及時在銀行卡內存入學費或者未及時將銀行卡激活的新生，就要在新生報到現場排隊繳費或排隊激活銀行卡。此時，財務處全體工作人員都要到崗收費，記錄繳款人姓名、學號、金額等信息。收費結束后，財務人員要及時將繳費信息錄入收費系統(tǒng)。在這一過程中，需要防止出現學生姓名、金額錄入錯誤，加大財務人員的工作量，耗費巨大的精力和時間。除此之外，為了方便學生在校內激活銀行卡，財務部門還要聯系銀行工作人員到新生報到現場進行銀行卡激活工作。平時學費收繳常采用固定時間收費的辦法，錯過繳費時間的學生就只能零散繳費，跨越時間達到整個學期甚至整個大學期間，導致學費收繳業(yè)務量過大，嚴重影響財務部門的正常工作。近年來微信、支付寶等支付手段廣泛運用在人們的日常生活中，新的支付手段給人們的生活帶來便利?！癑”高職院校財務部門將這種便利應用在實際學生收費工作中。2020年起，經過和銀行、軟件開發(fā)商的合作，在學校圖文信息中心的協(xié)助下，“J”高職院校財務部門推出了微信公眾號繳費方式，學生只要通過手機就可以登錄收費系統(tǒng)自主繳費。同時，電腦端支持選擇手機銀行、支付寶、微信三種方式中任意一種繳費。繳費金額第二天可以直接到達學校賬戶，操作簡單便捷，省去了財務人員整理學生現場繳費信息的時間，減少了因人工失誤出現學生繳費信息錯誤的可能性。新的智能化繳款方式使得2020年、2021年新生收費現場工作量比往年178︱才智︱2022.06上︱人力資源管理與開發(fā)AbilityAndWisdom降低了80%以上，基本杜絕排隊現象，節(jié)省了學生和家長入學報到的時間，大大提高了效率。（二）相關部門數據無法共享。收費管理在操作方面的重點和難點是各相關部門之間的信息共享。學生收費管理從新生錄取開始到畢業(yè)離校為止，是持續(xù)連貫的過程[1]。其間學生可能會出現未報到、退學、休學、復學、入伍、轉專業(yè)等學籍異動情況，也會伴隨著走讀、免醫(yī)保、免軍訓等突發(fā)情況。這些情況的發(fā)生牽涉到招生部門、教務部門、學工部門、二級學院等[2]。各部門信息的及時準確都會影響學費收取工作的順利展開。當前，“J”高職院校學生收費管理系統(tǒng)孤立的，在實際收費管理中缺乏信息共享，增加大量不必要的重復勞動，同時增加各部門協(xié)調溝通的成本。例如，一位已經離校的學生，在校學習三個月后由于生病需要休學，需要班主任代為辦理休學手續(xù)。此時班主任就要在學工、教務、宿管、圖書館、一卡通等數十個部門之間辦理手續(xù)，時間跨度會很長。由于學費結算時間點是以走完流程后教務部門出具通知書的日期為準，很可能影響到財務部門學費結算的準確性。高校學生獎助金等款項發(fā)放也具有一定難度?！癑”高職院校的獎助學金由二級學院評選，學工部門提供最終評定名單，將結果反饋至財務部門發(fā)放。其中存在的問題首先是學生名單中姓名、銀行卡號、金額的準確性需要學工部門花時間校對。其次，財務部門需要跟蹤學生交費信息。根據學生欠費信息，獎助學金的發(fā)放方式就存在差異?！癑”高職院校學生收費管理系統(tǒng)的一個可取之處就是可以對系統(tǒng)中存在過的學生銀行卡信息進行校驗，將存在錯誤可能性的名單反饋給財務人員，財務人員再將名單提供給學工部門再轉交至二級學院，由學生再次校對自己信息。在學生信息準確無誤后，財務人員通過收費系統(tǒng)將獲得獎助學金的學生分為已繳清學費和存在欠費的學生兩類。前者較為簡單，直接將數據導入發(fā)放系統(tǒng)發(fā)放。后者則需要將所欠學費抵清，再將結余款項發(fā)放給學生。從名單首次交至財務部門到絕大部分學生成功收到獎學金，大概要半個月到一個月時間。而發(fā)放的款項除了獎助學金，還有學生貸款，義務兵學費補償等。發(fā)放時間大部分集中在11月-12月，加重財務部門年底工作量。由于未成年、銀行卡類型等問題，少部分學生會出現款項發(fā)放不成功。學生收到款項的時間一再延遲，可能導致心理焦慮，加大了老師對學生安撫溝通的成本。（三）收費種類繁雜，數據信息量龐大。“J”高職院校的收費項目有教材費、學費、住宿費等近數十種，但每種項目的收費會因不同因素而不同。例如，普高生、社招生、成人教育的學費標準因為他們之間的入學時間的不同而不同；住宿費也會因為不同的住宿設施和環(huán)境、以及配套設備有相應的收費標準；書本費也會因不同專業(yè)不同選修課而有所差異。所有這些都給學校財務部門的收費工作帶來極大的不便?！癑”高職院校的書本費情況、住宿情況，分別是教務部門和二級學院的老師手工統(tǒng)計整理制成表格，再轉至財務部門進行結算。在財務人員初步結算后，將表格給到學院再發(fā)給學生核對。學生若有疑問需要再次與負責統(tǒng)計的老師溝通，之后老師再將新的統(tǒng)計表格給到財務部門?；久繉W年第二學期都要處理這些問題，耗費巨大時間精力。全校學生的數據量龐大，學生的各種問題層出不窮，給費用結算帶來巨大挑戰(zhàn)。（四）欠費率居高不下二級學院缺乏執(zhí)行力度?！癑”高職院校收費系統(tǒng)的查詢功能下放到二級學院各輔導員手中，輔導員可以隨時了解班級學生的繳費情況，在一定程度上實現了學生繳費情況財務部門和二級學院共享。二級學院從原來被動地通過財務部門的定時公告了解欠費情況，到可以自動自發(fā)知道學生各項費用的繳納情況。由于“J”高職院校新的收費系統(tǒng)依賴于學生自主繳費，不再通過銀行代扣，學費是否繳納依賴于學生及家長的自覺性。有的學生因家庭困難交不起而申請減免或者緩交，有的則是挪用家里寄來的學費，屬于惡意欠費[3]。這就需要二級學院輔導員加強主觀能動性，對班級學生欠費情況加以重視?！癑”高職院校的二級學院作為直接管理學生的部門，對學生的收費工作并沒有直接的責任，在對學生的欠費進行催繳時主動性不夠高，有時候不會積極地配合收費部門的工作，甚至不知道如何使用收費系統(tǒng)實時了解學生繳費情況，造成學生收費管理工作的脫節(jié)，工作效率不高。

三、針對現有學費管理程序的優(yōu)化和思考

高職院校面臨必定會到來的轉設為本科層次職業(yè)教育的機遇，一定要提前做好準備。高職院校應充分利用數據信息技術，使自身學生收費管理水平得到提升，以面對學生數量增多、學制增長、收費項目日益繁雜、信息滯后不聯通，收繳欠費執(zhí)行度差等問題帶來的困境?，F針對上述“J”高職院校在收費管理過程中出現的不足和有待改進之處提出如下建議：（一）加強學生思想教育降低欠費率。高校學生收費管理工作中，欠費現象雖然無法杜絕，但是可以將欠費學生分門別類，采用不同手段達到降低欠費率的目的。家庭經濟條件比較差的學生，他們不是不愿交學費。對這樣的學生，可以通過綠色通道、助學金和助學貸款等手段解決他們的繳費難問題。對沒有家庭經濟困難但拒絕繳費、惡意拖欠學費的學生，就需要學校相關部門對學生進行思想教育。必要時，輔導員可以與家長聯系，溝通學生在校的情況，請家長直接為學生繳清學費解決拖欠學費的問題。學生收費做到具體問題具體分析解決，從而降低欠費的比例。（二）建立綜合性“一站式”服務平臺實現部門聯通。建設智慧校園是解決部門溝通不暢、學費信息延遲的有效方式。高職院校應將數據連接搭建納入發(fā)展規(guī)劃之中。高職院校各部門不能各自為戰(zhàn)，而應建立統(tǒng)一的信息管理平臺。財務部門應將學生收費系統(tǒng)的數據通過技術手段對接給相關部門。同時學生學籍異動情況、住宿情況、教材領用情況、學獎助貸情況等，通過服務平臺實時共享給財務部門。更可以將異動情況導致更改的數據直接關聯收費系統(tǒng)，保證收費管理的基本數據準確和及時。例如，學生走讀的信息一經宿管部門確認，收費系統(tǒng)就能直接生成住宿費退費指令（已交住宿費）或減免指令（未交住宿費）。這樣既可以節(jié)約收費工作的人力、物力和財力，又可以增強各業(yè)務部門的凝聚力和協(xié)同執(zhí)行力，從而提高學校各項工作的管理效率和管理水平。（三）資源整合為決策提供報表和圖表的數據分析。在大數據背景下，數據的提煉、篩選、分析和呈現可以幫助院校領導及時準確了解學生收費信息。大部分高職院校學生收費管理系統(tǒng)都只有基礎數據，不能直接向院校領導提供直觀、可比、具有時效性的學生數據分析[4]。院校領導要想精準了解學生數據及分析結果，就需要現有學生收費管理系統(tǒng)通過信息技術手段添加統(tǒng)計、分析模塊，生成多種統(tǒng)計數據和分析報表、圖表，再通過綜合服務平臺使相關部門可以直接查看。設想一下，學生收費管理系統(tǒng)可按專業(yè)、年級、班級、地域等類別統(tǒng)計應收金額和實收金額以及欠費金額等數據,然后分類進行排序，生成報表。綜上所述，根據類別和時間段對繳費比例、欠費率、報到率、走讀率等指標進行統(tǒng)計，做到跨部門、跨學院、跨年度的橫向、縱向可比。院校領導可以通過收費系統(tǒng)直接生成的數據，一目了然看到不同學院、專業(yè)、年級的學生收費情況，從而有針對性地作出科學決策。（四）完善學費收繳的內部控制，建立收費工作獎懲機制。學費收繳的內部控制需要從三個層面上進行把控。第一，學校層面應該出臺關于學生收費管理的制度文件，明確學費管理涉及的部門及其職責[5]。院校領導通過學生收費系統(tǒng)的分析功能制定學費管理的大方針。第二，部門層面根據學校的規(guī)章制度明確部門內部的細化及分工。招生部門是學生錄取數據的源頭。教務部門對學生學籍、選課等信息有及時更新的責任。學工部門對學生在校的住宿情況、思想情況都有教育和引導責任。財務部門是學生收費管理的一線部門，所有部門的數據最后匯總到財務部門，由財務部門負責具體的實施。財務部門要細化每名工作人員的職責和權限，做到相互制約。各部門之間除自我監(jiān)督外，還應該互相監(jiān)督、及時糾正失誤，使學生收費管理工作流程規(guī)范化。第三，學生層面需要二級學院制定獎懲制度監(jiān)督學生繳費工作。學院可以定期為輔導員班主任培訓，讓其熟悉收費系統(tǒng)的查詢模塊。同時，可以將班主任輔導員的績效考核和其班級學生的欠費率掛鉤，在班級之間進行學生欠費率排名。欠費率低的給予獎勵，欠費率高的批評公示。由跟學生接觸的學院人員督促學生繳費，欠費收繳的可能性才會提高。

四、結語

大數據時代，學費管理工作不再是單純的收取學費，而是一整套數據化的流程，涉及財務部門、二級學院、教務等相關部門，需要全校的通力合作。高職院校有效利用信息技術手段推進智慧校園，實現學生數據共享；采取多種收費方式并行的收費手段降低學生繳費難度；通過整合分析為學費管理、領導決策提供數據支撐；通過思想教育讓學生明白自身責任；完善收費管理制度，由上至下、由內而外把控收費管理的每個流程，才能使學校在國家指定的本科層次職業(yè)教育道路上越走越遠、越走越好。

參考文獻

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[3]胡秀麗,彭思喜.高等院校學生收費的流程優(yōu)化研究[J].經濟研究導刊,2018(10):130-131+199.

[4]張爽英.信息化條件下高職院校學生收費管理的創(chuàng)新[J].數字經濟,2019(7):195-196.

[5]齊天.高校學生收費內部控制的優(yōu)化路徑[J].財會學習,2020(19):188-190.

作者：朱佳瑜